Jean de Crane
Jean de CraneCEO

La crise du coronavirus annonce-t-elle la percée de la signature numérique ?

Une crise peut parfois accélérer les changements dans les habitudes et les comportements.

La crise du coronavirus actuelle a notamment propulsé le concept de télétravail tout en haut de l’agenda. Et avec lui, la signature numérique. Parce que même en période de pandémie, nous continuons tous à faire circuler des documents en masse. Des documents parfois importants, qui doivent inévitablement être signés. Dans de telles circonstances, il est utile de savoir que les signatures peuvent désormais être apposées par voie numérique, en respectant les distances de sécurité… et en toute légalité.

La crise du coronavirus a imposé le numérique comme nouvelle norme à de nombreuses entreprises et à leurs collaborateurs. Les chefs d’entreprise avisés tentent néanmoins de faire de nécessité vertu en investissant pleinement dans la numérisation. Certains s’attellent enfin à la transformation numérique de leurs processus opérationnels qu’ils avaient programmée ou différée. D’autres tentent d’accélérer ce processus de transformation.

Service de signature numérique dans le cloud

L’introduction de la signature numérique constitue un élément essentiel et, dans de nombreux cas, l’aboutissement de ce processus de numérisation. Disponible depuis un certain temps déjà, la technologie sous-jacente est de plus en plus accessible. D’autant plus depuis que nous sommes également capables de proposer la signature numérique en tant que service cloud, plus accessible aux télétravailleurs. Ce qui est notamment le cas de notre solution SignHere.

Si les nombreux avantages de la signature numérique dans le cadre professionnel ne sont désormais plus à présenter, un petit rappel ne peut certainement pas faire de mal. Vous pensiez peut-être qu’une simple signature manuscrite restait le moyen le moins onéreux et le plus simple de faire signer un document. Si vous comptez uniquement le coût du stylo et du papier, vous avez sans doute raison. Mais vous devez alors ignorer tous les processus opérationnels et les flux de documents au sein de votre organisation qui permettent d’apposer cette signature, ainsi que les nombreux frais cachés impliqués.

La légitimité des signatures (numériques)

Ce que beaucoup perdent de vue par commodité, consciemment ou non, c’est que l’authenticité d’une signature manuscrite bénéficie uniquement d’une garantie légale sur papier. Si par exemple, vous envoyez un contrat à signer à un client par e-mail, en lui demandant de l’imprimer, de le signer, de le numériser à nouveau et de vous le renvoyer par e-mail, vous pourriez avoir de sérieux problèmes si ce client venait à contester sa signature.

Vous devez donc toujours pouvoir présenter une version papier originale de ce document. C’est pourquoi la plupart des entreprises utilisent aujourd’hui un service postal pour envoyer les documents à signer. Même si l’ensemble du processus d’expédition implique des frais d’expédition et s’avère long et fastidieux. Travailler avec une signature numérique supprime l’obligation de conserver une version papier, tout en conservant la légalité de cette signature. Cela permet non seulement d’économiser des coûts inutiles, mais aussi de gagner un temps précieux.

Les signatures numériques ne sont pas plus chères

Comme l’on pouvait s’y attendre, c’est dans la composante de coût « frais de personnel » qu’il est possible de réaliser les plus grandes économies. Nos propres calculs révèlent que ces frais peuvent s’élever jusqu’à environ 5,50 euros par signature manuscrite (hors frais de port). Et il s’agit là d’une estimation assez prudente. Si l’on ajoute à ces frais de personnel environ 2,40 euros de frais de port, on arrive à près de 8 euros par signature.

Sachant que dans notre forfait de démarrage, le coût d’une signature numérique s’élève à 1,50 € par signature, des économies sont déjà possibles à ce niveau. Vous constaterez qu’il est manifestement possible de réaliser des économies sur ce poste.

Une meilleure image de marque

En conclusion logique, la signature manuscrite est aujourd’hui un moyen long et coûteux de signer des documents. Cerise sur le gâteau, l’apposition d’une signature numérique permet non seulement d’économiser du temps et de l’argent, mais aussi d’améliorer considérablement votre image de marque. Vous pouvez ainsi profiler votre entreprise en tant qu’organisation numérique, ou du moins en pleine transformation numérique. Et ce tant envers vos clients et partenaires qu’envers les nouveaux collaborateurs potentiels que vous souhaitez attirer en tant qu’employeur.

Car pour les jeunes qui accèdent aujourd’hui au marché du travail, le numérique est depuis bien longtemps la nouvelle norme. Ils aspirent de plus en plus à des employeurs qui embrassent pleinement l’avenir numérique et qui ne se contentent pas de suivre avec réticence le processus de numérisation.

Plus de travail à domicile à l’avenir ?

En tout état de cause, la signature numérique de documents présente de nombreux avantages évidents. Et aujourd’hui, la technologie sous-jacente est plus que suffisamment mature. Avec notre solution SignHere, nous visons l’objectif de renforcer la convivialité de cette technologie. Ce qui n’est certainement pas un luxe inutile en période de télétravail.

Avec la technologie, les esprits mûrissent également de plus en plus, et avant même que la pandémie n’éclate, de nombreuses entreprises étaient déjà ouvertes à ce type de solution. Avec le nombre croissant d’entreprises qui découvrent actuellement les avantages du télétravail et ceux de la signature numérique, l’adoption de cette dernière semble également s’accélérer.

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