Trois flux financiers faciles à automatiser pour les petites entreprises

Désormais, l’automatisation des finances n’est plus l’apanage des grandes organisations. Au contraire, la puissance de l’automatisation financière n’a jamais été aussi accessible aux PME, aux TPE, ainsi qu’aux ASBL. Elle n’a, du reste, jamais été aussi importante pour le développement de leurs activités. Elle permet à ces petites entreprises de réduire considérablement ou d’éviter (presque) entièrement le traitement manuel des tâches financières répétitives aussi efficacement que les plus grandes entreprises. Nous avons examiné pour vous trois de ces tâches, aussi fastidieuses qu’essentielles.

1.      Rapprochement des factures

L’une des tâches dont l’automatisation semble la plus logique est le rapprochement des factures dans votre logiciel de comptabilité ou votre ERP. En d’autres termes : vérifier que vos clients paient et qu’ils paient à temps. Et si ce n’est pas le cas, envoyer des rappels de paiement.

Pour procéder manuellement, il faut vérifier régulièrement les mouvements de vos comptes sur vos relevés ou dans votre application bancaire. Si votre entreprise n’envoie que quelques factures par mois, ce n’est sans doute pas un problème. Mais pour une organisation qui envoie un nombre considérable de factures chaque mois, l’automatisation du processus global de rapprochement des factures s’avère tout à fait justifiée et profitable. Récupérez directement toutes les transactions entrantes, marquez automatiquement les factures payées ou en retard et envoyez des rappels de paiement automatiques.

En règle générale, le facteur déterminant n’est pas la taille de votre entreprise, mais le nombre de factures que vous devez rapprocher. Ainsi, même si vous exercez une profession libérale ou dirigez un petit organisme gouvernemental ou sans but lucratif, l’automatisation du rapprochement de vos factures peut être un investissement utile et rentable. Surtout si vous avez un volume important de factures à traiter, mais pas forcément le personnel nécessaire pour vous y aider.

Un taux de réussite de 100 % ne peut jamais être garanti, notamment parce qu’il est impossible d’éviter entièrement les erreurs humaines. Puisque le processus de paiement comportera inévitablement des erreurs, surtout s’il est effectué manuellement, vous devrez toujours rectifier le tir manuellement. Mais en rapprochant automatiquement 90 à 95 % de vos factures, vous économiserez déjà beaucoup de temps et d’argent.

Les solutions Isabel Group qui vous aideront à automatiser le rapprochement des factures : CODA, Ponto et Isabel Connect




2.      Gestion des flux de trésorerie

L’argent comptant est roi. À plus forte raison en période d’incertitude. Réglez des alertes automatiques pour mieux gérer et prévoir votre trésorerie. Au lieu de devoir surveiller constamment vos comptes débiteurs et créditeurs, vous pouvez créer des flux d’alerte basés sur des données en temps réel qui vous avertissent lorsqu’un solde prédéfini est atteint ou lorsqu’un certain montant arrive sur un compte ou en sort. Cela vous permettra de mieux savoir qui payer et quand, et de prendre les bonnes décisions en matière de rentabilité et de gestion des risques de liquidité. N’attendez plus que votre comptable vous informe. Prenez vous-même les mesures nécessaires pour améliorer la gestion de votre trésorerie.

 

3.      Alertes personnalisées

Ce même concept d’alerte automatique peut également servir à optimiser votre gestion budgétaire générale. Même si votre trésorerie est excellente, il se peut que vous dépassiez le budget pour certains postes. Pour éviter que ces dépenses n’échappent à votre contrôle, vous pouvez définir des alertes. Vous serez alors averti lorsqu’un tel événement se produit (ou est sur le point de se produire). Par ailleurs, il est essentiel de sensibiliser les personnes concernées.

Dès lors, le système d’alerte pourra servir d’outil d’aide à la décision. Le but étant que tout puisse fonctionner automatiquement. Vous intervenez uniquement lorsqu’un problème ou un événement spécifique se présente. Dans cette optique, l’alerte peut même être considérée comme un outil de détection de la fraude pour votre entreprise.

Voici quelques exemples d’alertes pour les flux de trésorerie et le budget




Les solutions Isabel Group qui vous aideront à automatiser les flux financiers

Ponto & Zapier : les bases

Pour faire avancer votre entreprise, il suffit bien souvent de trouver la solution adéquate. Prenez Ponto, par exemple. Cette plateforme d’automatisation financière est connectée à la majorité des banques européennes et elle est disponible sur notre API Marketplace. Son objectif principal consiste à combler le fossé entre votre logiciel de base, comme votre ERP ou votre logiciel de comptabilité, et les comptes bancaires de votre entreprise. Résultat : vous économisez du temps et de l’argent sur l’administration financière.

Vous pouvez aussi combiner Ponto à Zapier, une plateforme d’intégration unique et puissante qui permet de connecter vos comptes professionnels à plus de 2 000 applications et services web. Grâce à cette intégration Ponto Zapier, vous pourrez prévoir des alertes bancaires ou créer des flux financiers sans devoir coder ou faire appel à des développeurs pour réaliser l’intégration.

Isabel 6 et Isabel Connect : sortez des sentiers battus

Si vous êtes un client Isabel 6 multibanking, Isabel Connect vous aidera également à automatiser le rapprochement, à exporter des données bancaires (telles que CODA*) et à importer des paiements à partir de votre logiciel comptable, CRM ou ERP préféré.
*Si vous n’êtes pas client Isabel 6, vous pouvez également obtenir CODA directement dans votre logiciel via nos services CodaBox.

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