L’asbl MPC Terbank numérise ses frais grâce au soutien de volontaires d’Isabel Group

Les enfants et les jeunes souffrant d’un handicap mental trouvent leur place à MPC Terbank située à Heverlee. Avec les accompagnateurs, ils travaillent sur leur avenir en se concentrant sur leur potentiel. En 2023, plusieurs volontaires d’lsabel Group et de MPC Terbank ont examiné la procédure de remboursement des frais.

Pourrait-on le simplifier ? Plus numérique ? Rejoignez-nous pour un petit voyage à travers ce projet de volontariat.

Han Dirckx

Comment s’engager auprès des jeunes ?

Han Dirckx – éducateur/superviseur chez AttrAktief de MPC Terbank : “Il y a plusieurs options. Ils restent dans un foyer en groupe de vie avec d’autres personnes, reçoivent des soins ambulatoires et mobiles, participent à des activités extrascolaires ou viennent passer un week-end. Ils choisissent ce dans quoi ils se sentent le plus à l’aise”.

Attardons-nous sur ces groupes de vie… Si j’ai bien compris, c’est là que se situe le défi d’MPC Terbank.  

Ilse Colson, collaboratrice du service financier de MPC Terbank : “Oui, exactement. Nos groupes de vie reçoivent un budget mensuel pour la nourriture, les activités et les vêtements, entre autres. Les éducateurs tiennent leur propre comptabilité. De cette manière, ils ont une vision claire des coûts du groupe de vie et peuvent faire des ajustements si nécessaire.

Cela ressemble à de la paperasserie administrative ?

Ilse : “Cela demande beaucoup de suivi manuel ainsi que de la discipline de la part des 11 groupes de vie ainsi que de notre personnel. De plus, nous utilisions un vieux logiciel qui serait tombé en panne tôt ou tard. Nous étions donc convaincus que nous pouvions faire les choses différemment (et mieux). Par contre, nous ne savions pas vraiment par où commencer”. 

C’est ainsi qu’ils se sont rapprochés d’Engage4. Engage4 construit des ponts entre le secteur des entreprises et celui des organisations à but non lucratif. Son objectif : créer de la valeur sociale tout en favorisant le développement professionnel des personnes.

Mieke Nieuwdorp

Quelle est l’approche d’Engage4 ?  

Mieke Nieuwdorp, Engage4 : “En tant qu’ASBL, vous pouvez participer à notre programme Connected Learning, dans le cadre duquel plusieurs entreprises et ASBL d’une même région entament simultanément leur processus de collaboration. Elles peuvent ainsi échanger leurs expériences, apprendre des autres équipes et se motiver mutuellement.” 

Bruno Masselis, Engage4 : “Isabel Group a déjà réalisé deux projets avec nous en 2022. Nous savons qu’ils disposent d’une grande expertise interne en matière d’administration financière numérique. Nous avons immédiatement su qu’il s’agissait d’une bonne solution.

Philippe De Clerck

En quoi avons-nous été utiles, Philippe ?  

Philippe De Clerck, Isabel Group : “Au cours des trois sessions de co-création prévues, nous avons d’abord pu nous faire une idée des activités et des besoins de MPC Terbank. Ensuite, nous avons élaboré ensemble deux scénarios TO BE possibles que nous voulions explorer. Un scénario avec quelques étapes intermédiaires plus manuelles, et un autre dans lequel l’encodage pourrait être fait de manière semi-automatique dans leur progiciel de comptabilité. Pour l’instant, nous avons misé sur le premier scénario, qui offre déjà de nombreux avantages. Fini le triple encodage, la numérisation des tickets de caisse via un smartphone et l’archivage numérique, les rapports spécifiques et le traitement comptable peuvent être un peu plus étalés. Tout le monde y trouve son compte. Au cours de la phase finale, nous avons proposé et testé un certain nombre d’outils susceptibles d’accompagnier le futur processus.”

Philippe, tu n’étais pas tout seul, n’est-ce pas ?  

Philippe : “Non, pas du tout. L’équipe IsaWell a lancé un appel au sein d’Isabel Group. Avec Engage4, ils ont ensuite sélectionné cinq collègues pour travailler sur ce projet. Comme nous apportons tous une expertise spécifique, le projet est abordé dans tous les domaines : juridique, logiciel, ergonomie (tant pour le client que l’utilisateur), etc.

L’équipe de ce project

Quelle est la principale chose que vous retiendrez de ce projet ?  

Philippe : D’une part, l’enthousiasme, le respect et l’ouverture d’esprit des différents membres du groupe de travail. On a vraiment senti l’envie d’apporter des changements, même si l’impact sur le mode de travail actuel n’est certainement pas à sous-estimer. D’autre part, je me souviens également de la détermination avec laquelle le projet a été abordé. En seulement trois sessions, nous avons réussi ensemble à faire de grands pas vers un processus efficace accompagné par un nouvel outil. En outre, la collaboration a été agréable et nous avons fait la connaissance de chouettes personnes que nous étions chaque fois ravis de revoir lors des sessions de co-création.

Ilse : Je suis tout à fait d’accord avec les propos de Philippe. Nous avons été soulagés de pouvoir travailler ensemble de cette manière. Le délai très court du projet a permis d’envisager l’ensemble du processus de manière efficace. Grâce à la bonne ambiance de groupe qui régnait dès le début, les sessions sont devenues des moments très agréables à chaque fois !

Un mot sur l’avenir du projet ?  

Ilse : Nous espérons qu’avec ce projet, nous avons réveillé nos gestionnaires. En d’autres termes, il est temps de changer notre fonctionnement actuel. Et cela peut changer à court terme. Ce processus l’a clairement démontré. 

Philippe : Grâce aux éléments de base mis sur la table, je pense qu’ils ont tout ce qu’il faut pour faire un bon pas vers ce changement, afin que toutes les parties concernées puissent récolter les fruits de ce projet

Merci beaucoup et bonne chance