Déclaration de confidentialité

Déclaration de confidentialité

1 GÉNÉRALITÉS

La présente déclaration explique comment, en sa qualité de responsable du traitement, Isabel NV/SA, faisant partie de Isabel Group, (“nous”, “nos”, “notre”), dont les bureaux sont situés Boulevard de l’Impératrice 13-15, 1000 Bruxelles (téléphone: +32 2 545 17 11), traite les données personnelles que nous collectons auprès de vous.

 

2 MODIFICATIONS APPORTÉES À CETTE DÉCLARATION

Nous nous réservons le droit de modifier cette déclaration à tout moment, mais le ferons systématiquement en accord avec les lois applicables. Nous vous informerons par email, lorsque cela est possible, de tout changement important apporté à celle déclaration.

La dernière modification de cette déclaration a été apportée le 18/05/2021.

 

3 DONNÉES QUE NOUS COLLECTONS

3.1 RELATION CLIENT

Lorsque vous ou votre société devenez client d’Isabel Group, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant:

  • a. Données d’identification: vos nom, adresse e-mail, préférence linguistique et numéro de téléphone, nous attribuerons également à vous ou à votre société un numéro de client;
  • b. Les produits que vous ou votre société utilisez et les informations de facturation.

Lorsque vous nous contactez via notre site Web ou par téléphone, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant:

  • a. Données d’identification: vos nom et titre, adresse e-mail et numéro de téléphone;
  • b. Informations relatives à votre société: le nom de votre société;
  • c. Les messages que vous nous envoyez;
  • d. Toute information partagée pendant l’appel.

Nous pouvons également collecter, lorsque vous les fournissez, des informations relatives à votre assistant personnel.

3.2 SUPPORT CLIENT

Lorsque nous initions une session de partage d’écran avec vous, pour vous accompagner dans l’utilisation de nos produits, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant:

  • a. Données d’identification: votre nom et votre adresse e-mail;
  • b. Toute information partagée pendant la session de partage d’écran (audio et vidéo).

Lorsque nous vous contactons à propos de « paiements parqués » (transactions de paiement suspendues en raison de leurs caractéristiques inhabituelles), nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant:

  • a. Données d’identification: votre nom et votre adresse e-mail;
  • b. Votre décision de libérer ou d’annuler le paiement;
  • c. Toute information partagée pendant l’appel.

Lorsque vous participez à l’une de nos enquêtes, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant:

  • a. Données d’identification: votre nom et votre adresse e-mail;
  • b. Les réponses que vous avez fournies à l’enquête.

3.3 MARKETING

Lorsque vous vous inscrivez et assistez à un événement que nous organisons, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant:

  • a. Données d’identification: vos nom et titre, adresse e-mail et numéro de téléphone;
  • b. Informations relatives à votre société: le nom de votre société;
  • c. Toute autre information relative à l’événement.

Nous collectons également des données personnelles vous concernant auprès d’autres organisateurs d’événements auprès desquels vous avez consenti à partager ces données personnelles.

Lorsque vous vous inscrivez et assistez à un webinaire, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant, via Zoom, la plateforme hébergeant les webinaires:

  • a. Données d’identification: vos nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et adresse IP;
  • b. Données relatives à votre société: son nom et numéro de TVA;
  • c. Données relatives à la sécurité: journaux de sécurité, journaux de connexion et d’activité, et l’agent utilisateur de votre navigateur Web;
  • d. Les questions que vous pouvez envoyer pendant le webinaire.

Lorsque vous vous inscrivez à notre newsletter, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant:

  • a. Données d’identification: votre nom, votre adresse e-mail professionnelle et votre préférence linguistique;
  • b. Informations professionnelles: le nom et l’adresse de votre société.

Des informations concernant votre appareil et votre interaction avec les newsletters sont également collectées lorsque vous lisez les newsletters.

Lorsque vous demandez à recevoir une estimation de prix par e-mail via notre calculateur (https://calculator.multibanking.eu/fr), nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant:

  • a. Données d’identification: vos nom et email professionnel;
  • b. Informations sur les utilisateurs supplémentaires: leur(s) nom(s) (facultatif); et
  • c. Informations relatives à votre entreprise et à l’utilisation potentielle de nos services: le nombre de comptes bancaires que vous souhaitez lier dans Isabel 6, les options que vous souhaitez utiliser et l’estimation du coût du service.

Lorsque vous ne fournissez pas votre adresse e-mail, nous ne stockons aucune autre donnée encodée.

3.4 RECRUTEMENT

Lorsque vous postulez à l’un de nos postes vacants ou que vous envoyez une candidature spontanée, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant via CVWarehouse (https://careers.isabelgroup.eu/), notre partenaire en recrutement:

  • a. Données d’identification: vos nom, titre, adresse personnelle, numéro de téléphone et adresse e-mail;
  • b. Données vous décrivant: votre année de naissance, nationalité, photo (si vous avez choisi d’en partager une), si vous avez un permis de conduire, votre moyen de transport préféré et si vous êtes prêt à voyager professionnellement;
  • c. Information concernant votre carrière professionnelle: votre situation professionnelle, vos employeurs actuel et précédents, secteurs d’activité, types de travail, intitulés de postes et années où vous avez commencé ces postes, votre CV (si vous avez choisi d’en télécharger un) ou l’URL de la page LinkedIn (si vous avez choisi de la partager);
  • d. Information concernant votre éducation: votre niveau d’éducation, les diplômes que vous avez obtenus et les écoles qui les ont délivrés;
  • e. Informations relatives à votre candidature: le poste pour lequel vous postulez, la date et le statut de la candidature et la date estimée à laquelle vous seriez disponible pour occuper un nouveau poste;
  • f. Autres informations: tout document que vous avez choisi de joindre à votre candidature tel qu’un CV ou une lettre de motivation, les références fournies et les résultats des centres d’évaluation, des tests cognitifs et de personnalité.

Lorsque vous êtes reçu pour un entretien d’embauche, nous pouvons collecter tous les types de données personnelles listés ci-dessus vous concernant, ainsi que toutes les informations que vous souhaitez fournir lors de l’entretien. En particulier, nous pouvons vous poser des questions concernant:

  • a. Les raisons de votre candidature pour ce poste spécifique;
  • b. Votre personnalité, vos forces et vos faiblesses, vos compétences et vos objectifs de carrière;
  • c. Votre expérience de travail, vos réalisations et accomplissements;
  • d. Votre rémunération actuelle et vos avantages sociaux, et vos attentes pour l’emploi pour lequel vous postulez.

3.5 NAVIGATION SUR NOS SITES INTERNET

Pendant que vous naviguez sur notre site Web, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant:

  • a. Données d’identification: votre adresse IP;
  • b. Données relatives à la sécurité: journaux de sécurité, journaux de connexion et d’activité, et l’agent utilisateur de votre navigateur Web;
  • c. Lorsque vous nous autorisez, nous collectons également des données relatives à votre utilisation du site Web telles que les pages que vous avez consultées ou si vous avez déjà visité notre site Web dans le passé.

4 FINALITÉS POUR LESQUELLES NOUS TRAITONS VOS DONNÉES

Nous traitons vos données personnelles pour les finalités suivantes:

  • a. Lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande:
    • i. Pour vous permettre de vous inscrire et d’assister à nos webinaires ou à nos événements;
    • ii. Pour répondre à vos questions lorsque vous nous contactez;
    • iii. Pour gérer la relation avec nos clients et les clients des autres entités d’Isabel Group;
    • iv. Pour prendre des mesures visant à conclure un éventuel contrat de travail avec vous.
  • b. Lorsque vous nous avez donné votre accord:
    • i. Pour nous permettre de vous envoyer des offres promotionnelles et des informations sur nos produits et ceux des autres entités d’Isabel Group, conformément à vos choix;
    • ii. Pour vous fournir les estimations de coûts et des informations sur les services que vous avez demandés;
    • iii. Pour vous envoyer des sondages, afin de recevoir des commentaires nous permettant d’améliorer nos produits;
    • iv. Pour lancer une session de partage d’écran lorsque vous le demandez pour obtenir de l’aide.
  • c. Lorsque cela est nécessaire à la préservation de nos intérêts légitimes, à moins que ne prévalent vos intérêts ou libertés et droits fondamentaux:
    • i. Pour envoyer à nos clients existants des informations sur l’évolution d’Isabel NV/SA et Isabel Group, et de leurs produits; vous pouvez demander l’arrêt de ces communications à tout moment via un lien de désabonnement présent au bas de chaque communication;
    • ii. Pour nous permettre d’entretenir une correspondance et d’organiser des réunions d’affaires;
    • iii. Pour améliorer les services que nous fournissons en identifiant, par exemple, les tendances, problèmes récurrents et comportements, à travers votre utilisation de nos services;
    • iv. Pour assurer la sécurité de notre site Internet et de sa base de données;
    • v. Pour permettre un examen des appels passés, pour la formation des agents et pour le contrôle de la qualité de ces appels;
    • vi. Pour conserver la trace de la demande, par l’initiateur du paiement, de libérer ou annuler les paiements en attente;
    • vii. Pour conserver les traces des actions entreprises lors des sessions de partage d’écran;
    • viii. Pour obtenir des informations non nominatives sur les visiteurs qui consultent nos sites Internet.

    Pour ces finalités, nous avons effectué une mise en balance de nos intérêts et de vos droits, comme la loi l’exige, et avons déterminé que, compte tenu des données personnelles limitées collectées, des traitements effectués et de vos attentes raisonnables, notre intérêt légitime à effectuer ces traitements n’est pas outrepassé par votre intérêts ou droits et libertés fondamentaux.

  • d. Lorsque cela est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis.

5 PARTAGE ET TRANSFERT DE VOS DONNÉES

Afin de procéder aux traitements listés ci-dessus, nous devons partager vos données avec:

  • a. Les collaborateurs d’Isabel NV/SA et Isabel Group qui doivent y avoir accès pour pouvoir remplir leur fonction et les sous-traitants qui ont signé un accord de confidentialité avec nous.
  • b. Les sous-traitants, exerçant dans l’Espace Economique Européen, qui procèdent aux traitements de vos données uniquement selon nos instructions. Ces sous-traitants sont soumis à des clauses de protection des données et de confidentialité.
    • i. Tobania, qui fournit et maintient nos solutions de centre d’appels et de relation client.
    • ii. Microsoft, qui fournit et maintient nos solutions de relation client et de partage d’écran.
    • iii. Connective, qui nous fournit une solution de signature numérique de documents.
    • iv. Google Analytics, qui nous fournit des statistiques simples sur le nombre de visiteurs uniques sur notre site Internet.
    • v. Amazon Web Services (AWS), qui assure l’hébergement de notre plateforme.
    • vi. SurveyAnyplace, qui nous fournit une solution d’enquête.
    • vii. Groep Arthur, qui nous aide dans l’organisation d’événements.
    • viii. Korn Ferry, qui procède à des évaluations de compétences pour nous lorsque vous postulez à un poste nécessitant une telle évaluation.
    • ix. Otys, qui nous fournit une plateforme de recrutement.
    • x. Flexmail, qui envoie des courriers électroniques en notre nom.
  • c. Les sous-traitants, basés aux États-Unis d’Amérique, qui procèdent aux traitements de vos données uniquement selon nos instructions. Ces sous-traitants sont soumis à des clauses de protection des données et de confidentialité.
    • i. Zoom, qui nous fournit une solution de webinaire.
    • ii. Mailchimp, qui nous fournit une solution de newsletter.
  • d. YouTube, un responsable de traitement indépendant, situé en Irlande, qui fournit des services pour afficher des vidéos sur notre site Web.
  • e. Google, un responsable de traitement indépendant, situé en Irlande, qui fournit reCAPTCHA, une solution anti-spam sur notre site Web.
  • f. Les administrations publiques et organismes de réglementation conformément à nos obligations légales.

6 SÉCURITÉ ET CONSERVATION DES DONNÉES

Vos données personnelles sont confidentielles et seront traitées comme telles.

Nous prenons toutes les mesures raisonnables pour protéger vos données. Celles-ci incluent la mise en place de processus et de procédures visant à limiter les accès non autorisés à vos données ou la divulgation de celles-ci. Nous nous assurons également que les tiers avec lesquels nous partageons vos données disposent de mesures de sécurité adéquates.

Nous conserverons vos données pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités décrites en section 3 (Finalités pour lesquelles nous traitons vos données), en ligne avec les durées de conservation maximum définies ci-dessous:

  • a. Vos coordonnées et les informations utilisées pour vous permettre de signer des contrats numériquement seront conservées jusqu’à la fin de notre relation contractuelle.
  • b. Les données client de base et les informations de facturation seront conservées pendant 10 ans après la fin de notre relation contractuelle.
  • c. L’enregistrement des appels et du partage d’écran sera conservé pendant 1 mois.
  • d. Les données collectées pour libérer ou annuler les paiements en attente seront conservées pendant 10 ans.
  • e. Les données collectées pour vous permettre de vous inscrire et d’assister à nos événements seront conservées pendant 1 mois après la tenue de ces événements.
  • f. Les données collectées pour vous permettre de vous inscrire et d’assister à nos webinaires seront conservées pendant 12 mois.
  • g. Les données collectées au moyen d’enquêtes seront conservées pendant 12 mois.
  • h. Les données collectées à des fins statistiques seront conservées pendant 14 mois.
  • i. Les données collectées à des fins de marketing seront conservées aussi longtemps que nous aurons votre consentement.
  • j. Les journaux techniques seront conservés pendant 6 mois maximum.

7 DÉCISIONS AUTOMATISÉES ET PROFILAGE

Aucune décision automatisée ne sera prise vous concernant et aucun profil vous concernant ne sera créé pendant le traitement de vos données tel que décrit dans cette déclaration.

Un profil de votre utilisation de notre site internet sera créé si vous acceptez que des cookies publicitaires soient placé sur votre ordinateur ou téléphone.

8 VOS DROITS

Vous avez le droit de nous demander une copie de vos données à caractère personnel; de corriger, supprimer ou limiter le traitement de vos données à caractère personnel (ou d’en arrêter le traitement actif); d’obtenir les données à caractère personnel que vous nous avez communiquées dans un format structuré, lisible par une machine. Vous pouvez en outre vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel dans certains cas (notamment lorsque nous ne devons pas traiter vos données à caractère personnel pour répondre à une exigence contractuelle ou légale).

Si nous vous avons demandé votre accord, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment. Cela n’affectera cependant pas le traitement déjà effectué avant le retrait de votre consentement. Vous pouvez retirer votre consentement en supprimant les cookies associés à notre domaine.

Vous pouvez exercer les droits précités en prenant contact avec nous comme décrit ci-dessous dans le point « Nous contacter ».

Ces droits peuvent être limités, par exemple si le fait de répondre à votre demande entraîne la divulgation de données à caractère personnel relatives à d’autres personnes, ou si vous nous demandez de supprimer des informations que nous devons conserver en raison d’exigences légales ou d’un intérêt légitime contraignant.

S’il reste des points de contestation non résolus, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données: https://www.autoriteprotectiondonnees.be

9 NOUS CONTACTER

Pour toute question relative à la présente Déclaration de confidentialité, ou si vous désirez nous joindre pour quelque raison que ce soit en relation avec le traitement de vos données à caractère personnel, veuillez nous adresser à notre Délégué à la Protection des Données chez Isabel NV/SA, en envoyant un email à privacy@isabelgroup.eu, ou une demande datée et signée à Isabel NV/SA, Boulevard de l’Impératrice, 13-15, 1000 Bruxelles, Belgique.

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