Betekent de coronacrisis de doorbraak van de digitale handtekening?

Een crisis kan gewoontes en gedragingen sneller doen veranderen. Zo heeft de huidige coronacrisis het concept thuiswerk in één klap helemaal bovenaan de agenda geplaatst. En daarmee ook de digitale handtekening. Want ook in tijden van coronacrisis blijven we met zijn allen massaal documenten rondsturen. Af en toe, bij belangrijke documenten, moet daar onvermijdelijk een handtekening op. En dan is het goed om weten dat dit tegenwoordig evengoed digitaal kan, op een veilige afstand van elkaar en toch volkomen wettelijk.

Door de coronacrisis is digitaal voor veel bedrijven en hun werknemers noodgedwongen het nieuwe normaal geworden. Verstandige bedrijfsleiders proberen van die nood alsnog een deugd te maken door nu voluit in te zetten op digitalisering. Sommigen maken eindelijk werk van de geplande of uitgestelde digitale transformatie van hun bedrijfsprocessen. Anderen trachten dat transformatieproces versneld af te ronden.

Digitaal handtekeningen in de cloud

Een belangrijk onderdeel en in veel gevallen ook een sluitstuk van zo’n digitaliseringstraject is de invoering van de elektronische of digitale handtekening. De technologie die dat mogelijk maakt, is al langer voorhanden en wordt bovendien steeds laagdrempeliger. Zeker nu we de digitale handtekening ook als een clouddienst kunnen aanbieden, wat bij onze eigen SignHere-oplossing bijvoorbeeld het geval is, en wat het gebruik door thuiswerkers uiteraard vergemakkelijkt.

Ook de vele voordelen van het werken met een elektronische handtekening zijn intussen genoegzaam bekend. Al kan het ongetwijfeld geen kwaad om die hier nog eens snel voor u op een rijtje te zetten. Zo dacht u misschien dat een gewone handgeschreven handtekening nog steeds de goedkoopste en eenvoudigste manier was om een document te laten ondertekenen. Als u enkel de kostprijs van pen en papier in rekening brengt, hebt u wellicht nog gelijk ook. Daarvoor moet u dan wel alle operationele processen en documentstromen binnen uw organisatie negeren die het plaatsen van zo’n handtekening hoe dan ook mogelijk maken, evenals de vele verdoken kosten die daarmee gepaard gaan.

Rechtsgeldigheid van (digitale) handtekeningen

Wat velen gemakshalve namelijk uit het oog verliezen, al dan niet bewust, is dat de authenticiteit van een handgeschreven handtekening enkel op papier juridisch gewaarborgd is. Stuurt u bijvoorbeeld een contract ter ondertekening naar een klant via e-mail, met de vraag om het document in kwestie af te drukken, te ondertekenen, opnieuw in te scannen en vervolgens naar u terug te mailen, dan kan u ernstig in de problemen geraken, mocht die klant zijn handtekening betwisten.

U moet dus altijd een originele versie van zo’n document op papier kunnen voorleggen. En net daarom maken de meeste bedrijven vandaag gebruik van een postdienst om documenten ter ondertekening op te sturen. Ook al komen daar verzendingskosten bij kijken en is dat hele verzendingsproces op de koop toe omslachtig en tijdrovend. Door te werken met een elektronische handtekening, vervalt de verplichting om een versie op papier aan te houden, zonder dat die handtekening daarom aan rechtsgeldigheid verliest. Zo spaart u niet alleen overbodige kosten uit, maar wint u ook kostbare tijd.

Digitale handtekeningen zijn niet duurder

Voorspelbaar genoeg is de kostencomponent waarop u de grootste besparing kunt realiseren de personeelskost. Uit eigen berekeningen blijkt dat die kan oplopen tot om en bij de 5,50 euro per handgeschreven handtekening (exclusief verzendkosten). En dat is nog een vrij conservatieve inschatting. Reken bij die personeelskosten zo’n 2,40 euro aan verzendingskosten en je komt aan bijna 8 euro per handtekening.

Als je weet dat de kostprijs van een digitale handtekening in ons starterspakket 1,50 euro per handtekening bedraagt, dan weet u dat er hier het één en ander kan bespaard worden.

Profileer uw bedrijf

De logische conclusie luidt dan ook dat de handgeschreven handtekening vandaag een dure en tijdrovende manier is om documenten te tekenen. Als kers op de taart wint u met het zetten van een digitale handtekening niet alleen tijd en geld, het zorgt bovendien voor een belangrijke imagoverbetering. Zo kan u uw bedrijf profileren als een digitale onderneming of toch minstens een onderneming die in volle digitale transformatie is. En dat zowel naar uw klanten en partners als naar de potentiële nieuwe medewerkers die u als werkgever wenst aan te trekken.

Want voor jongeren die vandaag de arbeidsmarkt betreden, is digitaal al veel langer het nieuwe normaal. Zij verwachten steeds vaker van een werkgever dat die de digitale toekomst ten volle omarmt en niet slechts schoorvoetend meegaat in het digitalisatieproces.

Meer thuiswerk in de toekomst?

De voordelen van de digitale ondertekening van documenten zijn in elk geval duidelijk en talrijk. En de technologie die dat toelaat, is vandaag ook meer dan voldoende rijp. Met onze eigen oplossing, SignHere, willen we het gebruiksgemak van die technologie nog verder verhogen. Dat is zeker bij thuiswerk geen overbodige luxe.

Naast de technologie rijpen intussen steeds meer ook de geesten. Ook voor de coronacrisis uitbarstte, stonden veel bedrijven al wel open voor zo’n oplossing. Maar nu steeds meer ondernemingen samen met de voordelen van het thuiswerk ook die van de digitale handtekening ontdekken, lijkt de adoptie van die laatste eveneens in een stroomversnelling te geraken.