Digitale handtekeningen verzamelen als een accountant

Ondertekenen van digitale documenten met SignHere

Besteed jij ook zo veel tijd aan het verzamelen van handtekeningen van klanten?

Elke herinnering had een mail met belastingadvies kunnen zijn die de band met je klanten versterkt. In plaats daarvan verlies je waardevolle tijd met het opvolgen van je administratie.

Wat als er een softwareoplossing bestond die in jouw plaats gekwalificeerde digitale handtekeningen verzamelde? Dat is precies wat SignHere doet door het volledige proces te digitaliseren. Een voorbeeld:

Digitale handtekeningen worden een fluitje van een cent

Je hebt zonet het jaarrekening van een van je klanten afgewerkt in je boekhoudpakket. Het enige dat nog ontbreekt, zijn de handtekeningen van Jan en Jana, de wettelijke vertegenwoordigers  van het bedrijf J.J. Jansen.

Eerst upload je het document naar je SignHere-account. Vervolgens duid je Jan en Jana aan als ondertekenaars en selecteer je een ondertekeningsmethode. Er zijn 4 opties:

1. Eenmalig wachtwoord via sms (niet gekwalificeerd)
2. Eenmalig wachtwoord via e-mail (niet gekwalificeerd)
3. Met eID en kaartlezer (gekwalificeerd)
4. Itsme® (gekwalificeerd)

Zodra je op “verzenden” klikt, ontvangen Jan en Jana een e-mail met een link naar het document in SignHere.

Jana leest de mail en klikt op de link. Ze gaat akkoord met de jaarrekening en ondertekent het onmiddellijk met haar eID, de methode die jij hebt gekozen. Jan verliest de mail echter uit het oog. Enkele dagen later ontvangt hij een vriendelijke herinnering van SignHere om het document te ondertekenen. Nu meldt hij zich wel aan. Hij leest het stuk grondig door en gebruikt zijn eID om het te ondertekenen.

Zodra de handtekeningen op het document staan, kun je het in SignHere archiveren. Op die manier blijft het originele document ook beschikbaar voor Jan en Jana.

Integratie met ClearFacts

Vanaf april 2019 kan SignHere geïntegreerd worden met boekhoudpakketten en digitale samenwerkingsplatformen, zoals ClearFacts. Dit maakt het ondertekenen van documenten nog eenvoudiger voor je klanten: zodra er een handtekening vereist is, krijgen ze een melding in ClearFacts. Zo verloopt het volledige proces nog sneller, waardoor jij je kan focussen op persoonlijk financieel advies en het versterken van klantenrelaties.

Ook het platform voor financiële software Silverfin koos voor SignHere als oplossing voor digitale handtekeningen.

Wil je graag meer te weten komen over SignHere en de mogelijke integraties? Ga naar signhere.be