Vzw MPC Terbank digitaliseert onkosten met hulp van Isabel Group vrijwilligers

Kinderen en jongeren met een verstandelijke beperking vinden hun plekje bij MPC Terbank in Heverlee. Samen met de begeleiders werken ze aan een toekomsttraject, met de focus op hun potentieel. In 2023 wierpen enkele vrijwilligers van Isabel Group samen met MPC Terbank een blik op het onkostenproces.

Kan dat eenvoudiger? Digitaler? Duik mee met ons in dit vrijwilligersproject.

Han Dirckx, MPC Terbank

Han, wat doet MPC Terbank precies?

Han Dirckx – opvoedster/begeleider bij AttrAktief van MPC Terbank: “Er zijn verschillende mogelijkheden. Ze verblijven in een huis als leefgroep met anderen, krijgen ambulante & mobiele zorg, doen mee aan buitenschoolse activiteiten of komen een weekend logeren. Ze kiezen waar ze zich het meest comfortabel in voelen.”

Ilse, zoomen we even in op die leefgroepen? Want daar lag een uitdaging voor MPC Terbank als ik het goed begrijp.

Ilse Colson, medewerker dienst Financiën van MPC Terbank: “Ja, klopt. Onze leefgroepen krijgen maandelijks een budget voor onder andere voeding, activiteiten en kledij. De opvoeders houden hun eigen boekhouding bij. Zo hebben ze een duidelijk zicht op de kosten van de leefgroep en kunnen ze bijsturen waar nodig.”

Dat klinkt als een administratieve rompslomp?

Ilse: “Het vergt heel veel manuele opvolging én discipline van de 11 leefgroepen en onze medewerkers. We gebruikten bovendien een oude software die het vroeg of laat wel eens zou laten afweten. We waren er dan ook van overtuigd dat het anders (en beter) kon. Alleen wisten we niet goed waar te beginnen.”

Ze trokken ermee naar Engage4. Engage4 bouwt bruggen tussen de bedrijfswereld en de non-profit sector. Hun doel: maatschappelijke meerwaarde creëren en tegelijkertijd de professionele ontwikkeling van mensen bevorderen.

Mieke Nieuwdorp, Engage4

Dag Mieke, wat is de aanpak van Engage4?

Mieke Nieuwdorp, Engage4: “Als vzw kan je aansluiten bij ons Connected Learning programma, waar meerdere bedrijven en vzw’s uit eenzelfde regio gelijktijdig hun samenwerkingstraject starten. Ze kunnen zo ervaringen uitwisselen, bijleren van andere teams en elkaar motiveren.”

Bruno Masselis, Engage4: “Isabel Group deed reeds 2 projecten samen met ons in 2022. We weten dat ze veel expertise in huis hebben op het gebied van digitale financiële administratie. Het leek dan ook meteen een fit.”

Philippe De Clerck, Isabel Group

Hoe hebben we MPC Terbank precies geholpen, Philippe?

Philippe De Clerck, Isabel Group: “Tijdens de 3 voorziene co-creatie sessies hebben we in de eerste plaats een goed beeld kunnen vormen van de werking en noden van MPC Terbank. Vervolgens hebben we samen 2 mogelijke TO BE scenario’s opgesteld die we verder wilden onderzoeken. Een scenario met nog wat meer manuele tussenstappen, en een ander waarbij de boekingen semi-geautomatiseerd zouden kunnen uitgevoerd worden in hun boekhoudpakket. Voorlopig zetten we in op de eerste en die biedt al heel wat voordelen. Geen driedubbele registratie meer, inscannen van bonnetjes via een smartphone en digitaal archiveren, specifieke rapportering en de boekhoudkundige verwerking kan iets meer gespreid worden. Echt een win-win voor iedereen dus. Tijdens de laatste fase hebben we een aantal tools voorgesteld en getest die het toekomstige proces zouden kunnen ondersteunen”

Je stond er niet alleen voor toch?

Philippe: “Nee nee helemaal niet. Het IsaWell team deed een oproep binnen Isabel Group. Samen met Engage4 selecteerden ze vervolgens 5 collega’s om aan dit project te werken. Omdat we allemaal een specifieke expertise aanbrengen, wordt het project vanuit alle domeinen benaderd: juridisch, softwarematig, klant- en gebruiksvriendelijkheid en dergelijke meer.”

Het hele project team van MPC Terbank en Isabel Group

Wat is het voornaamste dat jullie zal bijblijven van dit project?

Philippe: Enerzijds het enthousiasme, het respect en de open houding van de verschillende werkgroepleden. Je voelde werkelijk de ‘goesting’ om verandering te realiseren hoewel de impact op de huidige werkwijze zeker niet te onderschatten is. Anderzijds onthoud ik ook de doelgerichtheid waarmee het project werd aangepakt. Op slechts 3 sessies zijn we er samen in geslaagd om grote stappen te zetten richting een efficiënt(er) proces ondersteund door een nieuwe tool. Op de koop toe was het een aangename samenwerking en hebben we fijne mensen leren kennen waardoor het telkens opnieuw uitkijken was naar de volgende co-creatie sessie.

Ilse: Ik sluit me volledig aan bij de woorden van Philippe. Het was voor ons een verademing om op deze manier te kunnen samenwerken. Door de korte termijn van het project werd er op een efficiënte manier gekeken naar het hele proces. Door de goede groepssfeer, die er van in het begin was, werden de sessies telkens opnieuw zeer aangename uren!

Een woordje over de toekomst van het project?

Ilse: Wij hopen dat we met dit project onze leidinggevenden wakker hebben geschud. In de zin van, het is tijd dat er verandering komt in onze huidige werking. En dit kan op korte termijn veranderen. Dat heeft dit proces zeker aangetoond.

Philippe: Door middel van de bouwstenen die op tafel liggen denk ik dat zij alles in handen hebben om een goede stap in de richting van die verandering te zetten zodat alle betrokken partijen de vruchten kunnen plukken van dit project.