“Seulement 56% des entreprises ont une vue en temps réel des factures impayées”

Le cabinet fiscal Stemafisk utilise de plus en plus d’applications électroniques pour automatiser les processus financiers de ses clients. Il utilise maintenant aussi Clearnox pour suivre le paiement des factures impayées et envoyer des rappels automatiques.

Stemafisk est un cabinet fiscal de 25 employés qui investit fortement dans la numérisation de ses processus et de ceux de ses clients. L’un des associés du cabinet possède des connaissances spécifiques dans ce domaine. Ilse De Caluwe : “Je suis désormais responsable de la numérisation de notre propre bureau. Je dispense également des formations à nos clients qui communiquent avec nos employés par voie électronique. Chez Stemafisk, nous utilisons ClearFacts, qui permet aux entreprises de transmettre leurs factures et documents dans le système central de notre bureau. Les documents sont reconnus, enrichis et validés directement dans l’outil afin que la comptabilité soit en grande partie automatisée (pré-comptabilisation). De plus, grâce à CodaBox, nous pouvons recevoir les extraits des comptes bancaires de nos clients et ainsi faire la réconciliation entre les factures et les paiements en attente.”

Un outil supplémentaire, Clearnox, a récemment été ajouté pour gérer automatiquement le recouvrement des factures impayées. Cette application a depuis été intégrée à ClearFacts, qui fait partie d’Isabel Group depuis fin 2018. “Stemafisk utilise toute la gamme de ces outils : ClearFacts, CodaBox, SignHere (signature électronique) et maintenant aussi Clearnox”, dit Ilse De Caluwe.

Isabel Group

“Isabel Group a intégré Clearnox à Clearfacts, le reliant ainsi à six logiciels de comptabilité couramment utilisés en Belgique (Winbooks, Wings, Exact, Kluwer Adsolut, Kluwer Expert-M+ et Sage Bob)”, explique Pieter Evenepoel, co-fondateur de ClearFacts et entre-temps responsable du développement commercial chez Isabel Group.

On peut se demander pourquoi Isabel Group s’occupe désormais aussi du recouvrement des factures. “Il faut savoir que nous proposons d’une part des solutions de paiement via l’application multibanque Isabel 6 et d’autre part un flux de documents et de factures via ClearFacts et CodaBox, entre autres”, explique Pieter Evenepoel. “De cette manière, nous constituons une archive des factures. Les entreprises et leurs comptables externes peuvent avoir un aperçu de ces transactions, mais ils n’en font finalement pas grand-chose. Isabel Group avait toujours prévu de travailler activement sur les factures sortantes, mais la fonctionnalité d’un processus de recouvrement automatisé est trop étendue pour être incluse dans une application existante. C’est pourquoi nous avons cherché une solution sur le marché et l’avons finalement trouvée dans la société française Clearnox.”

ClearFacts se concentre entièrement sur les bureaux comptables qui investissent dans la numérisation. Entre-temps, elle a touché plus de 55.000 entreprises. Les réactions de ces entreprises et de leurs comptables montrent que beaucoup d’entre elles ont du mal à assurer le suivi des factures impayées. Pieter Evenepoel : “Seules 56 % des entreprises ont un aperçu en temps réel de leurs factures impayées. Vous savez donc qu’il y a encore du boulot”.

Les entreprises font encore souvent elles-mêmes la gestion de leurs comptes débiteurs, car elles considèrent que la relation avec les clients est trop importante. Mais en même temps, ils ont peu de temps à y consacrer. Ils souhaitent se concentrer sur leur activité principale. Et c’est souvent un défi pour l’entreprise si seul le comptable externe a un aperçu permanent des paiements entrants (via CodaBox, entre autres) et des factures en suspens (dans son logiciel de comptabilité). Sur base de ces deux flux de données, Clearnox établit automatiquement une liste des factures en retard à des dates précises.

Ilse De Caluwe : “En tant qu’entreprise, vous pouvez ensuite décider vous-même de la manière avec laquelle traiter ces retards de paiement. La plupart souhaitent d’abord envoyer un e-mail amical, suivi une semaine après d’un message plus ferme s’il n’y a toujours pas de paiement. Et puis, il y a aussi les appels téléphoniques, les lettres recommandées et les menaces d’avocats. Avec ces différents éléments, vous pouvez créer un scénario avec un certain nombre d’actions où les premiers e-mails sont envoyés de manière entièrement automatique. Cela permet de gagner beaucoup de temps. Une entreprise peut également choisir de proposer plusieurs scénarios : par exemple, un pour les PME et un autre pour les grands clients.”

“Dans ce processus de relance -ou de clarification- certaines entreprises communiquent avant même que le délai de paiement ne soit expiré. Ce rappel préventif, par exemple, s’avère très utile avec les clients qui bénéficient de longs délais de paiement, de soixante jours par exemple. Il y a donc un long délai entre la facture et le paiement. Un rappel est alors utile”, dit Pieter Evenepoel.

“Pour Stemafisk, ce n’est pas utile”, dit Ilse De Caluwe. “Nos factures sont payables dans les deux semaines. Alors nous préférons ne pas insister pour payer tout de suite.”

Pieter Evenepoel souligne que le bureau comptable lui-même peut également envoyer les premiers rappels aux clients. De cette façon, le bureau peut offrir un service supplémentaire à ses clients.

Résultats

Cette approche méthodique de gestion des factures impayées offre une grande tranquillité d’esprit aux responsables d’entreprise, qui peuvent ainsi être sûrs que ces paiements feront l’objet d’un suivi méticuleux. “Mais il y a aussi un réel impact sur le nombre d’heures consacrées au processus de collecte”. Pieter Evenepoel : “Nous partons du principe qu’une relance semi-automatique offre un gain de temps de 50 %.”

“Chez Stemafisk, c’est certainement déjà plus”, déclare Ilse De Caluwe. “Auparavant, un employé faisait les rappels manuellement. Cela prenait beaucoup de temps, si bien qu’à la fin de la liste, certains paiements étaient encore arrivés et le rappel n’était donc pas à jour. Grâce à Clearnox, il n’y a plus de rappels qui croisent les paiements correspondants. Tout est traité en une demi-journée.”

Pieter Evenepoel : “Mais ce qui est peut-être encore plus important, c’est que le paramètre ‘jours de vente en suspens’ a diminué de 30 %. Cela signifie que l’argent est sur le compte de l’entreprise beaucoup plus rapidement. Divers organismes, tels que les assureurs-crédit et les agences d’information commerciale, signalent un retard dans le paiement des factures en raison de la crise du COVID. En raison des retards de paiement, les entreprises elles-mêmes peuvent se retrouver en difficulté. Une approche active offre alors une partie de la solution.”

Une grande partie des économies provient du suivi systématique et de l’envoi groupé de rappels standardisés. Cependant, la fin du processus reste caractérisée par des contacts personnels par téléphone. “Lors de ces conversations, il est nécessaire de bien capter les réactions des clients et de les faire connaître aux employés concernés. Nous pouvons en faire état dans l’outil et tout le monde le voit. Il se peut que les clients soient en difficulté et ne puissent pas payer une somme importante en une seule fois. Dans ce cas, un plan d’échelonnement peut être utile. Cela aussi doit être connu de tous les intéressés”, conclut Ilse De Caluwe.

(Cet article est une traduction d’un article néerlandais écrit et publié sur FD Magazine. Vous pouvez trouver la version originale ici)