La Société Wallonne des Eaux choisit Isabel Connect pour automatiser ses opérations financières

La Société Wallonne des Eaux (SWDE) assure la production et la distribution d’eau auprès de quelque 2,5 millions d’habitants de Wallonie au travers de 40.117 km de canalisations et de 1.317 réservoirs et châteaux d’eau. La SWDE, basée à Verviers, défend l’idée selon laquelle l’eau est un bien commun et non une marchandise. Dans le cadre de ses objectifs de développement durable, elle entend offrir une eau de qualité, disponible en quantité et à un prix maîtrisé.

LE DÉFI ET LA SOLUTION

Confrontée à un très important volume quotidien d’extraits de comptes codifiés (CODA) et de paiements qui nécessitaient un temps de traitement considérable et généraient un risque d’erreur et même potentiellement de fraude, la SWDE a choisi, avec la solution Isabel Connect, d’automatiser ses opérations.

Les CODA sont maintenant directement intégrés dans le logiciel comptable (SAP) dès 5h00 du matin. Le collègue responsable de cette tâche finalise les dernières opérations d’intégration à son arrivée et peut s’occuper ensuite de comptabiliser les flux qui n’ont pas été imputés automatiquement dans la comptabilité. Jusque-là, il devait introduire chacun des CODA (une trentaine) à la main.

De même, les paiements sont désormais exclusivement exécutés à partir de fichiers préparés directement par les départements opérationnels situés en amont (Comptabilité, Service Clientèle, RH). La validation de ces fichiers est donc de leur responsabilité. Ces mêmes fichiers transitent ensuite par un répertoire interne et sont aussitôt envoyés dans l’environnement de paiement d’Isabel sans aucune intervention des membres du service payeur.  Ces derniers en reviennent ainsi à leur rôle premier, à savoir l’exécution des demandes de paiement qu’ils reçoivent.  

Cette solution amène plus de confort et de fluidité dans le travail des membres du personnel, mais aussi du trésorier qui bénéficie rapidement d’une vue globale de la situation financière.  

L’EXPERT ET SON PARCOURS

Stéphane Thirion s’il est entré à la SWDE voici plus de 30 ans, c’est parce qu’il était profondément intéressé par la nature même de l’activité de l’entreprise wallonne, à savoir la gestion de l’eau. On l’appelait déjà « or bleu » à l’époque. Et depuis qu’il administre la trésorerie, Stéphane Thirion garde sans cesse le même objectif à l’esprit: « La maîtrise du prix de l’eau » au bénéfice des nombreux clients. C’est dans cette optique, notamment, qu’en 2019, l’automatisation des données de paiement a fait l’objet de discussions au sein de la société coopérative wallonne. « Nous avions des collaborateurs qui consacraient une partie de la journée à intégrer et comptabiliser des extraits de compte et à préparer des paiements. C’était une activité abrutissante, chronophage et qui n’offrait aucune plus-value. Le travail informatique pour un seul CODA pouvait atteindre 30 minutes! Nous devions faire en sorte d’améliorer les choses ». 

« Nous avons créé un groupe de travail réunissant les services IT et Finances. Il a très vite pris la décision d’intégrer Isabel Connect. Nous avons fait appel à un partenaire extérieur pour l’installation. Il avait l’habitude de travailler avec Isabel et a démontré qu’il maîtrisait le sujet. Au terme de la procédure d’intégration, qui s’est étalée sur 2 à 3 mois, le processus était en place ». Pour la suite et dans un souci d’efficacité, le service IT a repris la totale gestion des opérations.

UNE SOLUTION AUX RISQUES D’ERREURS ET DE FRAUDE

L’intégration a été finalisée début 2020, juste avant la pandémie du Covid. « Avec Isabel Connect, tout peut se faire à distance. Le télétravail ne pose donc aucun souci. Cette solution nous fait gagner un temps considérable. Elle nous assure en outre un niveau de contrôle bien plus élevé et performant tout en réduisant le stress lié aux traitements manuels. En raison du nombre d’opérations que nous réalisions chaque jour, nous faisions constamment face à un risque d’erreur ou de fraude. La sécurité constitue un facteur crucial au sein de la SWDE ».

JUSQU’A 30.000 PAIEMENTS PAR JOUR

« Même si les activités de notre structure sont limitées au territoire wallon, le nombre de flux sur comptes est conséquent. La SWDE fait partie des 10 plus gros ‘factureurs’ en Belgique avec plus d’un million de clients. Nous recevons entre 10.000 et 30.000 paiements par jour. Nous avons aussi beaucoup de factures de fournisseurs: environ 40.000 par an. Ce sont des fichiers de paiements importants en quantités et en montants ». 

Il était essentiel de disposer d’une solution alliant efficacité, sécurité et convivialité. Nous l’avons aujourd’hui avec Isabel Connect. En Belgique, je ne connais pas de système équivalent.

Stéphane Thirion Responsable du Service Financier de la SWDE

« Nous sommes très satisfaits de la solution Isabel Connect, conclut Stéphane Thirion. S’il y a un aspect qui pourrait peut-être être amélioré, c’est celui de la recherche. Actuellement, nous sommes limités à une période d’un an au niveau des Infocomptes et (dans Isabel 6) d’un historique à trois mois sur les paiements effectués. Dans certains cas, il serait utile de pouvoir remonter jusqu’à 5 ans ».  

Merci, Stéphane, pour la conversation agréable. Vos commentaires sur notre solution Isabel Connect sont grandement apprécies. Entretemps, un historique de 2 ans au niveau des infocomptes est disponible pour Isabel Connect et pour Isabel 6. 

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