Privacyverklaring - Isabel Group

Privacyverklaring

1 Algemeen

Deze privacyverklaring beschrijft hoe Isabel NV/SA, deel van Isabel Group (“we”, “ons”, “ons”, “onze”), met kantoren aan de Keizerinlaan 13-15, 1000 Brussel (telefoon: +32 2 545 17 11), als verwerkingsverantwoordelijke, de persoonsgegevens verwerkt die we van u verzamelen.

 

2 Updates van deze privacyverklaring

We behouden ons het recht voor deze privacyverklaring op elk moment te wijzigen, maar zullen dit in elk geval doen in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving. We zullen u, indien mogelijk, per e-mail op de hoogte brengen van eventuele belangrijke wijzigingen in deze verklaring.

Deze verklaring werd voor het laatst gewijzigd en herzien op 18/05/2021.

 

3 Informatie die we verzamelen

3.1 Klantrelatie

Wanneer u of uw vennotschap klant wordt van Isabel Group, verzamelen we de volgende soorten persoonsgegevens over u:

  • a. Identificatiegegevens: uw naam, e-mailadres, taalvoorkeur en telefoonnummer, we zullen u of uw vennotschap ook een klantnummer toekennen;
  • b. De producten die u of uw vennotschap gebruikt en factuurgegevens.

Wanneer u via onze website of telefonisch contact met ons opneemt, verzamelen wij de volgende soorten persoonsgegevens over u:

  • a. Identificatiegegevens: uw naam en titel, e-mailadres en telefoonnummer;
  • b. Gegevens met betrekking tot uw vennotschap: uw vennotschapsnaam;
  • c. De berichten die u ons stuurt;
  • d. Alle informatie die tijdens het gesprek wordt gedeeld.

We kunnen ook, wanneer u deze verstrekt, informatie verzamelen met betrekking tot uw persoonlijke assistent.

3.2 KLANTONDERSTEUNING

Wanneer we een sessie met schermdelen met u starten, om u te ondersteunen bij het gebruik van onze producten, verzamelen we de volgende soorten persoonlijke gegevens over u:

  • a. Identificatiegegevens: uw naam en e-mailadres;
  • b. Alle informatie die wordt gedeeld tijdens de sessie met schermdelen (audio en video).

Wanneer we contact met u opnemen in verband met “geparkeerde betalingen” (betalingstransacties opgeschort vanwege hun ongebruikelijke kenmerken), verzamelen we de volgende soorten persoonlijke gegevens over u:

  • a. Identificatiegegevens: uw naam en e-mailadres;
  • b. Uw beslissing om de betaling vrij te geven of te annuleren;
  • c. Alle informatie die tijdens het gesprek wordt gedeeld.

Wanneer u deelneemt aan een van onze enquêtes, verzamelen we de volgende soorten persoonlijke gegevens over u:

  • a. Identificatiegegevens: uw naam en e-mailadres;
  • b. De antwoorden die u op de enquête heeft gegeven.

3.3 MARKETING

Wanneer u zich registreert en een evenement bijwoont dat we organiseren, verzamelen we de volgende soorten persoonlijke gegevens over u:

  • a. Identificatiegegevens: uw naam en titel, e-mailadres en telefoonnummer;
  • b. Gegevens met betrekking tot uw vennotschap: uw vennotschapsnaam;
  • c. Alle andere informatie met betrekking tot het evenement.

We verzamelen ook persoonlijke gegevens over u van andere organisatoren van evenementen aan wie u toestemming hebt gegeven om die persoonlijke gegevens met ons te delen.

Wanneer u zich registreert voor en deelneemt aan een webinar, verzamelen we de volgende soorten persoonlijke gegevens over u via Zoom, het platform waarop de webinars worden gehost:

  • a. Identificatiegegevens: uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en IP-adres;
  • b. Gegevens met betrekking tot uw vennotschap: de naam en het btw-nummer;
  • c. Gegevens met betrekking tot beveiliging: beveiligingslogboeken, verbindings- en activiteitenlogboeken en de user-agent van uw webbrowser;
  • d. De vragen die u tijdens het webinar kunt stellen.

Wanneer u zich registreert voor onze nieuwsbrief, verzamelen we de volgende soorten persoonlijke gegevens over u:

  • a. Identificatiegegevens: uw naam, professioneel e-mailadres en taalvoorkeur;
  • b. Werkgegevens: uw vennotschapsnaam en adres;

Uw apparaat- en gebruiksinformatie worden ook verzameld wanneer u de nieuwsbrieven leest.

Wanneer u via onze rekenmachine (https://calculator.multibanking.eu/nl) een kostenraming per e-mail aanvraagt, verzamelen we het volgende soorten persoonlijke gegevens over u:

  • a. Identificatiegegevens: uw naam en professioneel e-mailadres;
  • b. Informatie over extra gebruikers: hun naam (namen) (optioneel); en
  • c. Informatie met betrekking tot uw bedrijf en mogelijk gebruik van onze diensten: het aantal bankrekeningen dat u in Isabel 6 zou willen koppelen, de opties die u zou willen gebruiken en de schatting van de servicekosten.

Als u uw e-mailadres niet opgeeft, slaan we geen andere gecodeerde gegevens op.

3.4 AANWERVING

Wanneer u solliciteert op een van onze vacatures of een spontane sollicitatie verstuurt, verzamelen we de volgende soorten persoonsgegevens over u via CVWarehouse (https://careers.isabelgroup.eu/), onze geselecteerde rekruteringspartner:

  • a. Identificatiegegevens: uw naam, titel, huisadres, telefoonnummer en e-mailadres;
  • b. Gegevens die u beschrijven: uw geboortejaar, nationaliteit, foto (als u ervoor kiest om er een te delen), of u een rijbewijs heeft, uw favoriete vervoermiddel en of u bereid bent te reizen als onderdeel van uw werk;
  • c. Werkgelegenheidsgegevens: uw arbeidsstatus, uw laatste, huidige en vorige werkgevers, activiteitensector, functiecategorie, functietitel en het jaar waarin u met deze banen bent begonnen, uw cv (als u ervoor kiest om er een te uploaden) of de URL van uw LinkedIn-pagina (als u ervoor kiest om het te delen);
  • d. Opleidingsgegevens: uw opleidingsniveau, behaalde diploma’s en de scholen die deze hebben afgegeven;
  • e. Gegevens met betrekking tot uw sollicitatie: de functie waarnaar u solliciteert, de datum en status van de sollicitatie en de geschatte datum waarop u beschikbaar zou zijn om op een nieuwe functie te starten;
  • f. Andere informatie: elk document dat u bij uw sollicitatie wilt voegen, zoals een cv of sollicitatiebrief, verstrekte referenties en de resultaten van beoordelingscentra, cognitieve tests en persoonlijkheidstests.

Gedurende een sollicitatiegesprek, kunnen we alle bovengenoemde soorten persoonlijke gegevens over u verzamelen, evenals alle informatie die u tijdens het interview wilt verstrekken. In het bijzonder kunnen we u vragen stellen met betrekking tot:

  • a. De redenen van uw sollicitatie voor deze specifieke functie;
  • b. Uw persoonlijkheid, uw sterke en zwakke punten, uw vaardigheden en carrièredoelstellingen;
  • c. Uw werkervaring, realisaties en prestaties;
  • d. Uw huidige salaris, compensatie en secundaire arbeidsvoorwaarden en uw verwachtingen voor de functie waarnaar u solliciteert.

3.5 WEBSITE BROWSEN

Terwijl u op onze website surft, verzamelen we de volgende soorten persoonlijke gegevens over u:

  • a. Identificatiegegevens: uw IP-adres;
  • b. Gegevens met betrekking tot beveiliging: beveiligingslogboeken, verbindings- en activiteitenlogboeken en de user-agent van uw webbrowser;
  • c. Wanneer u ons toestemming geeft, verzamelen wij ook gegevens met betrekking tot uw gebruik van de website, zoals de pagina’s die u geraadpleegd hebt of als u onze website in het verleden al bezocht heeft.

4 VERWERKINGSDOELEINDEN

Uw persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

  • a. Wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst tussen u en ons of om, op uw verzoek, stappen te ondernemen om een overeenkomst af te sluiten:

    • i. Om u in staat te stellen zich in te schrijven voor en deel te nemen aan onze webinars of onze evenementen;
    • ii. Om uw vragen te beantwoorden wanneer u contact met ons opneemt;
    • iii.Om de relatie met onze klanten en met de klanten van de andere entiteiten van de Isabel Group te beheren;
    • iv. Om stappen te ondernemen om eventueel een arbeidsovereenkomst met ons aan te gaan.
  • b. Waar u uw toestemming hebt gegeven, door het invullen van onze contactformulieren:

    • i. Om ons in staat te stellen u promotionele aanbiedingen en informatie te sturen over onze producten en de producten van de andere entiteiten van de Isabel Group, in overeenstemming met uw keuzes;
    • ii. Om u de kostenramingen en informatie over de door u aangevraagde diensten te verstrekken;
    • iii. Om u enquêtes te sturen, zodat we feedback kunnen ontvangen waarmee we onze producten kunnen verbeteren;
    • iv. Om een sessie met schermdelen te starten wanneer u daarom verzoekt om ondersteuning te krijgen.
  • c. Indien dit nodig is voor onze gerechtvaardigde belangen, zoals hieronder vermeld, mits uw belangen, vrijheden en fundamentele rechten niet zwaarder wegen:

    • i. Om bestaande klanten informatie te bezorgen over de evolutie van Isabel NV/SA en Isabel Group en hun producten; u kunt op elk moment verzoeken om deze communicatie te stoppen via een afmeldlink die onderaan elke communicatie staat;
    • ii. Om zakelijke correspondentie en zakelijke bijeenkomsten mogelijk te maken;
    • iii. Om de services die we bieden te verbeteren door b.v. trends, terugkerende problemen, klantgedrag, door uw gebruik van onze diensten;
    • iv. Om de veiligheid van onze website en haar database te waarborgen;
    • v. Om het mogelijk te maken eerdere oproepen door te nemen voor de opleiding van onze klantendienst en voor kwaliteitscontrole;
    • vi. Om een spoor bij te houden dat voor een geparkeerde betaling vrijgave of annulering werd gevraagd door de betalingsinitiator;
    • vii. Om sporen te behouden van acties die zijn ondernomen tijdens sessies met schermdelen;
    • viii. Om niet-nominatieve informatie te krijgen over de bezoekers die onze websites raadplegen.

    Voor deze doeleinden hebben we een afweging uitgevoerd, zoals de wet vereist, en hebben we vastgesteld dat, rekening houdend met de beperkte hoeveelheid persoonsgegevens die we verzamelen, de uitgevoerde verwerking en uw redelijke verwachtingen, uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden niet zwaarder wegen dan ons gerechtvaardigd belang bij het uitvoeren van deze verwerking.

  • d. Wanneer we aan onze wettelijke verplichtingen moeten voldoen.

5 DELEN EN DOORGAVE VAN PERSOONSGEGEVENS

Om onze diensten aan u te kunnen leveren en om aan de bovengenoemde doeleinden tegemoet te komen, moeten we uw persoonsgegevens delen met:

  • a. Medewerkers van Isabel NV/SA en Isabel Group die toegang hebben op een ‘need-to-know’-basis en onderaannemers die een vertrouwelijkheidsovereenkomst met ons hebben ondertekend.
  • b. Externe verwerkers, gevestigd in de Europese Economische Ruimte, die ons alleen op onze instructies helpen bij de verwerking van uw persoonsgegevens en die onderworpen zijn aan de gepaste vertrouwelijkheidsclausules:

    • i. Tobania, die onze callcenter- en klantrelatieoplossingen levert en onderhoudt.
    • ii. Microsoft, die onze oplossingen voor het beheer van klantrelaties en voor het delen van schermen levert en onderhoudt.
    • iii.Connective, die ons een oplossing biedt voor het ondertekenen van digitale documenten.
    • iv.Google Analytics, die ons eenvoudige statistieken levert over het aantal unieke bezoekers op onze website.
    • v. Amazon Web Services (AWS), die zorgen voor de hosting van ons platform.
    • vi.SurveyAnyplace, die ons een enquête-oplossing biedt.
    • vii. Groep Arthur, die ons helpt bij het organiseren van evenementen.
    • viii. Korn Ferry, die voor ons vaardigheidsbeoordelingen uitvoert wanneer u solliciteert naar een functie die een dergelijke beoordeling vereist.
    • ix. Otys, die ons een rekruteringsplatform ter beschikking stelt.
    • x. Flexmail, die namens ons e-mailberichten verstuurt.
  • c. Externe verwerkers, gevestigd in de Verenigde Staten van Amerika, die ons alleen op onze instructies helpen bij de verwerking van uw persoonsgegevens en die onderworpen zijn aan de gepaste vertrouwelijkheidsclausules:

    • i. Zoom, die ons een webinar-oplossing biedt.
    • ii. Mailchimp, die ons een nieuwsbriefoplossing biedt.
  • d. YouTube, een onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke, gevestigd in Ierland, die diensten levert voor het weergeven van video’s op onze website.
  • e. Google, een onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke, gevestigd in Ierland, die reCAPTCHA biedt, een antispamoplossing op onze website.
  • f. Overheidsadministraties en regelgevende instanties in overeenstemming met onze wettelijke verplichtingen.

6 BEVEILIGING EN BEWARING VAN GEGEVENS

Uw persoonsgegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld.

We nemen alle redelijke maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen. Dit omvat ook het ontwikkelen van processen en procedures om ongeoorloofde toegang tot of onthulling van uw persoonsgegevens tot een minimum te beperken. We zorgen ervoor dat de derden met wie we uw persoonsgegevens delen eveneens over adequate veiligheidsmaatregelen beschikken.

We bewaren uw persoonsgegevens zo lang als nodig is om de in sectie 3 (Verwerkingsdoeleinden) omschreven doeleinden te bereiken, met de onderstaande maximale bewaringstermijnen:

  • a. Uw contactgegevens en informatie die wordt gebruikt om u in staat te stellen contracten digitaal te ondertekenen, worden bewaard tot het einde van onze contractuele relatie.
  • b. Basisgegevens van klanten en factuurgegevens worden gedurende 10 jaar na het einde van onze contractuele relatie bewaard.
  • c. Oproepen en opnamen van scherm delen worden 1 maand bewaard.
  • d. Gegevens die worden verzameld om geparkeerde betalingen vrij te geven of te annuleren, worden 10 jaar bewaard.
  • e. Gegevens die worden verzameld om u in staat te stellen zich te registreren en onze evenementen bij te wonen, worden 1 maand bewaard nadat de evenementen hebben plaatsgevonden.
  • f. Gegevens die worden verzameld om u in staat te stellen zich te registreren en onze webinars bij te wonen, worden 12 maanden bewaard.
  • g. Gegevens die via enquêtes zijn verzameld, worden 12 maanden bewaard.
  • h. Gegevens die voor statistische doeleinden worden verzameld, worden 14 maanden bewaard.
  • i. Gegevens die voor marketingdoeleinden worden verzameld, worden bewaard zolang we uw toestemming hebben.
  • j. Technische logs worden maximaal 6 maanden bewaard.

7 GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING EN PROFILERING

Er worden geen geautomatiseerde beslissingen over u genomen, noch profielen ontwikkeld in het kader van de in deze verklaring beschreven verwerkingen.

Als u accepteert dat onze advertentie- en tracking cookies op uw computer worden geplaatst, wordt een profiel van uw gedrag bij het gebruik van onze website aangemaakt.

8 UW RECHTEN

U hebt het recht om ons een kopie van uw persoonsgegevens te vragen, om ons te vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te corrigeren, te verwijderen of te beperken (actieve verwerking stop te zetten) en om de persoonsgegevens die u ons hebt bezorgd in een gestructureerd, machineleesbaar formaat te verkrijgen. Bovendien kunt u in bepaalde omstandigheden bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (in het bijzonder wanneer we uw persoonsgegevens niet hoeven te verwerken om aan een contractuele of andere wettelijke verplichting te voldoen).

Indien we uw toestemming hebben gevraagd, kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken; dit heeft echter geen invloed op de verwerking die al vóór de intrekking heeft plaatsgevonden. U kunt uw toestemming intrekken door de aan ons domein gekoppelde cookies te verwijderen.

U kunt de bovengenoemde rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen zoals beschreven in de sectie “Contact” hieronder.

Deze rechten kunnen beperkt zijn, bijvoorbeeld als het voldoen aan uw verzoek persoonsgegevens van een andere persoon zou onthullen, of als u ons vraagt informatie te verwijderen die we wettelijk verplicht zijn te bewaren of waarvan de bewaring gebaseerd is op een dwingend gerechtvaardigd belang.

Als er kwesties zijn die niet werden opgelost, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

9 CONTACT

Als u vragen hebt over deze privacyverklaring of contact met ons wil opnemen om welke reden ook in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming, door een e-mail te sturen naar privacy@isabelgroup.eu, of door een gedateerd en ondertekend verzoek te sturen naar Isabel NV/SA, Keizerinlaan, 13-15, 1000 Brussel, België.

10 COOKIES