Quand les fraudeurs falsifient vos factures : 4 questions cruciales

Non seulement vous, en tant qu’entreprise, devez toujours être attentif aux factures que vous recevez, mais vos factures peuvent également être la cible de fraudeurs. Que faire en cas de falsification de vos factures ? Voici quelques conseils résumés en 4 questions cruciales :

1. Mon client et moi découvrons qu’une facture a été falsifiée, que dois-je faire ?
2. Comment puis-je éviter qu’à l’avenir nos factures soient falsifiées ?
3. Mon client doit-il quand même me payer ?
4. Existe-t-il une assurance commerciale contre la fraude aux factures ?

1. Mon client et moi-même découvrons qu’une facture a été falsifiée, que dois-je faire ?

• Demandez à votre client de contacter sa banque le plus vite possible, même si vous n’avez découvert la fausse facture que quelques semaines plus tard. La banque du client contactera celle du numéro de compte des fraudeurs et lui demandera, si possible, d’arrêter la transaction ou de bloquer le compte. Même si un certain temps s’est déjà écoulé, il s’agit d’une première étape importante.
• Vérifiez avec le client concerné les autres factures qu’il a reçues au nom de votre entreprise.
• Signalez l’incident à https://pointdecontact.belgique.be/meldpunt/fr/bienvenue. Ces rapports sont automatiquement transmis à la police et à bpost afin qu’ils puissent mener une enquête. De plus, à la fin de votre déclaration, vous recevrez immédiatement des conseils et des informations sur les mesures que votre entreprise peut encore prendre et sur les personnes qui peuvent vous aider à cet égard.
• Publiez un court message via les réseaux sociaux, par e-mail ou sur votre site web pour que vos clients redoublent de vigilance et qu’ils vérifient si le numéro de compte figurant sur leurs factures est correct.
• Prenez contact avec votre comptable pour connaître les implications fiscales.

2. Comment puis-je éviter qu’à l’avenir nos factures soient falsifiées ?

Il n’existe pas de recette miracle pour vous protéger totalement contre la fraude aux factures au nom de votre entreprise. Toutefois, les conseils suivants peuvent vous aider à éviter la fraude aux factures :

Factures papier :

• Évitez les références à votre entreprise sur vos enveloppes, comme le nom ou le logo. Utilisez des enveloppes vierges sans fenêtre. Les enveloppes à fenêtre sont principalement utilisées à des fins professionnelles et attirent donc rapidement l’attention des fraudeurs.
• Communiquez également votre numéro de compte sur vos bons de commande et sur votre site web.
• Demandez aux clients de vérifier le numéro de compte avant de payer.
• Vérifiez si la sécurité de votre bureau est suffisante pour prévenir la fraude ou le vol interne.
• Si possible, remettez vos factures papier directement au bureau de poste. Ne les déposez pas dans les boîtes aux lettres des parcs d’activités qui sont souvent désertes après les heures de travail.
• Idéalement, vous devriez également proposer une version électronique de la facture.

Factures électroniques :

• Assurez une sécurité robuste de vos plateformes électroniques et de votre infrastructure réseau. Demandez l’aide d’un expert si nécessaire.
• Essayez autant que possible d’envoyer vos factures par voie électronique, de préférence via un environnement en ligne sécurisé, tel que Doccle, Zoomit ou SignHere. Essayez d’éviter les pièces jointes telles que les PDF. Elles sont très faciles à intercepter.

Dans tous les cas, il est important de suivre de près le paiement de vos factures, soit manuellement, soit via un logiciel tel que Ponto ou Isabel Connect. Si un client ne paie pas, prenez contact avec lui. Avec Clearnox, vous pouvez mettre en place un flux automatique à cet effet en indiquant dans votre communication de vérifier le numéro de compte du paiement. De cette manière, vous évitez des pertes éventuelles pour vous et votre client.

3. Mon client doit-il encore me payer ?

Bien que vous et votre client ayez tous deux agi de bonne foi, légalement, l’obligation de paiement du client ne s’éteint que lors du paiement au créancier. Ainsi, la dette de paiement continue d’exister. En principe, le client doit donc continuer à vous payer. Si le client ne souhaite pas payer, vous pouvez décider d’aller en justice pour réclamer le recouvrement. Vous pouvez également décider de faire un geste commercial en faveur de votre client.

4. Existe-t-il une assurance commerciale contre la fraude à la facture ?

Seuls quelques assureurs proposent une assurance contre tous les types de fraude que les entreprises peuvent rencontrer. Dans certains cas, vous pouvez également faire appel à une assistance juridique via une police RC entreprise. Consultez votre assureur à ce sujet. Vous pouvez également vous adresser à des organismes intermédiaires tels que la FEB ou Agoria pour obtenir plus d’informations à ce sujet.

(source: FAQ-fraudefacture.pdf (fgov.be))