Als fraudeurs uw factuur vervalsen: 4 prangende vragen

Niet alleen dient u zelf als bedrijf steeds alert te zijn voor facturen die u ontvangt, ook uw facturen kunnen een doelwit zijn voor fraudeurs. Hoe gaat u ermee om indien uw facturen werden vervalst? We vatten het voor u samen aan de hand van deze 4 prangende vragen:

1. Mijn klant en ik ontdekken dat een factuur werd vervalst, wat doe ik?
   
2. Hoe voorkom ik dat onze facturen in de toekomst vervalst worden?
3. Dient mijn klant mij alsnog te betalen?
4. Bestaat er een zakelijke verzekering tegen factuurfraude?

1. Mijn klant en ik ontdekken dat een factuur werd vervalst, wat doe ik?

• Vraag uw klant om zo snel mogelijk de bank te contacteren, zelfs indien jullie slechts enkele weken later de valse factuur ontdekten. De bank van de klant zal de bank van het rekeningnummer van de oplichters contacteren met de vraag de transactie indien mogelijk nog tegen te houden of de rekening te blokkeren. Ook al verstreek er reeds wat tijd, dit blijft een nuttige eerste stap.
• Controleer samen met de klant eventuele andere facturen die hij of zij in naam van uw bedrijf ontving.
• Meld het voorval op https://meldpunt.belgie.be. meldingen worden automatisch doorgestuurd naar de politie en bpost zodat ze deze kunnen onderzoeken. Bovendien krijgt u aan het einde van uw melding meteen advies en informatie over welke stappen uw bedrijf nog kan ondernemen en wie u daarbij kan helpen.
• Lanceer een kort bericht via sociale media, email of website dat uw klanten extra alert dienen te zijn en en dat ze even nakijken of het rekeningnummer op hun facturen correct is.
• Raadpleeg uw boekhouder voor fiscale gevolgen.

2. Hoe voorkom ik dat onze facturen in de toekomst vervalst worden?

Er bestaat geen gouden formule om u volledig te beschermen tegen factuurfraude uit naam van uw bedrijf. Deze tips kunnen factuurfraude wel helpen te vermijden:  

Papieren facturen:

• Vermijd verwijzingen naar uw bedrijf op uw enveloppen, zoals de naam of het logo. Gebruik blanco enveloppes zonder venster. Vensteromslagen worden vooral professioneel gebruikt en trekken daarom snel de aandacht van oplichters.
• Communiceer uw rekeningnummer ook op uw bestelbonnen en op uw website.
• Vraag klanten het rekeningnummer na te kijken alvorens te betalen.
• Ga na of de beveiliging van uw kantoor volstaat om interne fraude of diefstal te voorkomen.
• Geef uw papieren facturen zo mogelijk rechtstreeks bij het postkantoor af. Deponeer ze niet in brievenbussen op bedrijventerreinen die na de werkuren vaak verlaten zijn.
• Idealiter biedt u ook een elektronische versie aan van de factuur.

Digitale facturen:

• Zorg voor een robuuste beveiliging van uw digitale platformen en netwerkinfrastructuur. Laat u hiervoor door experten bijstaan indien nodig.
• Probeer zoveel mogelijk facturen digitaal te verzenden, bij voorkeur via een veilige online omgeving, zoals bijvoorbeeld Doccle, Zoomit of SignHere Probeer bijlages, zoals pdf, te vermijden. Deze zijn heel gemakkelijk te onderscheppen.

In beide gevallen is het belangrijk om de betalingen van uw facturen nauwgezet op te volgen, manueel of via software zoals Ponto of Isabel Connect. Als de betaling van een klant achterwege blijft, neem dan contact op. Met Clearnox kan u hiervoor een automatische flow opzetten waarbij u in uw communicatie aangeeft om het rekeningnummer van de betaling te controleren. Zo voorkomt u mogelijk verliezen voor uzelf en uw klant.

3. Dient mijn klant mij alsnog te betalen?

Hoewel zowel u als uw klant te goeder trouw hebben gehandeld, dooft wettelijk gezien de betalingsverplichting van de klant enkel uit bij betaling aan de schuldeiser. De betaalschuld blijft dus bestaan. In principe moet de klant u dus nog betalen. Als de klant niet wenst te betalen, kan u eventueel beslissen om naar de rechtbank te stappen om de inning alsnog op te eisen. U kunt er natuurlijk ook voor kiezen om een commerciële geste te doen voor uw klant.

4. Bestaat er een zakelijke verzekering tegen factuurfraude?

Slechts een aantal verzekeraars bieden verzekeringen aan tegen allerlei soorten fraude waarmee bedrijven te maken kunnen krijgen. In sommige gevallen kunt u ook beroep doen op juridische bijstand via een polis BA-uitbating. Raadpleeg hiervoor uw verzekeraar. Ook bij intermediaire organisaties zoals onder andere UNIZO, VOKA of Agoria kunt u terecht voor meer informatie hierover.

(bron: FAQ-factuurfraude.pdf (fgov.be))