Société Wallonne des Eaux kiest voor Isabel Connect om haar financiële processen te automatiseren

Société Wallonne des Eaux (SWDE) produceert en verdeelt water aan ongeveer 2,5 miljoen inwoners van Wallonië via 40.117 km aan leidingen en 1.317 reservoirs en watertorens. SWDE, gevestigd in Verviers, is van mening dat water een gemeenschappelijk goed is en geen handelswaar. In het kader van duurzame ontwikkeling streeft SWDE ernaar water van een hoge kwaliteit aan te bieden dat in voldoende hoeveelheden beschikbaar is, en dat aan een schappelijke prijs.

DE UITDAGING EN DE OPLOSSING

Dagelijks moet SWDE een groot volume aan gecodeerde rekeningafschriften (CODA) en aan manuele betalingen verwerken. Deze taak vergt niet alleen veel tijd, maar brengt ook het risico op fouten en mogelijk zelfs fraude met zich mee. SWDE besloot daarom om hun financiële activiteiten te automatiseren via Isabel Connect.

CODA-bestanden worden nu vanaf 5 uur ‘s ochtends rechtstreeks geïmporteerd in hun boekhoudsoftware (SAP). De medewerkers die hiervoor verantwoordelijk zijn, ronden bij aankomst de laatste integratiehandelingen af en kunnen nadien verdergaan met het ingeven van de handmatige betalingen. Voorheen moesten alle CODA’s (een dertigtal) manueel worden ingevoerd.

Verder worden betalingen nu uitsluitend verricht op basis van bestanden die reeds voorbereid en gevalideerd werden door de operationele afdelingen (boekhouding, klantendienst, HR). Diezelfde bestanden passeren vervolgens een interne directory en worden onmiddellijk doorgestuurd naar de betaalomgeving van Isabel, dus zonder tussenkomst van iemand van de betalingsdienst. 

Isabel Connect zorgt zo voor een vlottere verwerking en voor meer comfort voor de medewerkers van SWDE, waaronder ook de penningmeester die sneller een algemeen overzicht ter beschikking heeft van de financiële situatie van het bedrijf.

DE EXPERT EN ZIJN LOOPBAAN

Stéphane Thirion kwam meer dan 30 jaar geleden bij SWDE terecht door zijn interesse in de activiteit van het Waalse bedrijf, namelijk het beheer van water, wat toen al “blauw goud” werd genoemd. Sinds hij de leiding over het financieel departement overnam, heeft Stéphane altijd hetzelfde doel nagestreefd: “De prijs van het water onder controle houden”, ten behoeve van de vele klanten van de Waalse onderneming. Het is met name met dit doel voor ogen dat in 2019 de automatisering van de betalingsgegevens onderwerp van gesprek werd. “We hadden medewerkers die een groot deel van de dag besteedden aan het opladen en inboeken van rekeningafschriften en het voorbereiden van betalingen. Dit was een ééntonige en tijdrovende bezigheid zonder toegevoegde waarde. Het manueel verwerken van slechts één CODA-bestand kon tot wel 30 minuten in beslag nemen. We moesten efficiënter gaan werken.”

“We beslisten daarom een werkgroep op te richten die bestond uit mensen van onze IT-afdeling en van ons financieel departement. Hier werd snel de beslissing genomen om Isabel Connect te integreren. Voor de installatie hebben we beroep gedaan op een externe partner, die het gewend was om met Isabel te werken en die het product dus goed kende. De integratie nam zo’n 2 tot 3 maanden tijd in beslag.” Om nadien zo efficiënt mogelijk te kunnen werken, nam de eigen IT-afdeling het volledige operationele beheer over.

MINDER RISICO OP FOUTEN EN FRAUDE

De integratie werd afgerond begin 2020, net voor de Covid-pandemie. “Met Isabel Connect kan alles vanop afstand gebeuren. Telewerken is dus geen probleem. Deze oplossing bespaart ons heel wat tijd. Het geeft ons ook een grotere controle en vermindert daarnaast de stress die gepaard gaat met handmatige verwerking. Door het aantal transacties dat we elke dag uitvoerden, liepen we voortdurend het risico op fouten of fraude. Veiligheid is een cruciale factor bij SWDE.”

TOT 30.000 BETALINGEN PER DAG

“Ondanks dat onze activiteiten beperkt zijn tot Wallonië, is ons aantal transacties aanzienlijk. SWDE is één van de 10 grootste factureerders in België, met meer dan een miljoen klanten. We ontvangen tussen de 10.000 en 30.000 betalingen per dag. Naast het ontvangen van tussen de 10.000 en 30.000 betalingen per dag, ontvangen we ook zo’n 40.000 facturen per jaar van leveranciers. Dit zijn grote betalingsbestanden, zowel qua hoeveelheid als qua bedrag.

Het was van essentieel belang om een oplossing te hebben die efficiëntie, veiligheid en gebruiksvriendelijkheid combineert. Die hebben we nu met Isabel Connect. Ik ken geen gelijkaardig systeem in België".

Stéphane Thirion Hoofd Financiën bij SWDE

“We zijn erg tevreden over Isabel Connect”, besluit Stéphane Thirion. “Als er één aspect is dat misschien voor verbetering vatbaar is, dan is het de zoekfunctie. Momenteel zijn we beperkt tot een historiek van één jaar voor rekeninginformatie en (in Isabel 6) van drie maanden voor uitgevoerde betalingen. In sommige gevallen zou het handig zijn om 5 jaar terug te kunnen gaan”.  

Bedankt, Stéphane, voor het aangename gesprek. We zijn erg blij met jouw feedback over onze Isabel Connect oplossing. Ondertussen is er voor de rekeninginformatie een historiek van 2 jaar beschikbaar voor zowel Isabel Connect als Isabel 6.

Ontdek hier alle mogelijkheden van Isabel Connect