3 financiële flows die kleinere bedrijven vlot kunnen automatiseren

Financiële automatisering is niet langer het voorrecht van grote ondernemingen. Integendeel! De oplossing is nog nooit zo toegankelijk geweest voor kmo’s, zelfstandigen of zelfs non-profitorganisaties. Bovendien is financiële automatisering belangrijker dan ooit voor de groei van uw zaak. Met financiële automatisering kunnen kleinere bedrijven net als grotere ondernemingen repetitieve en tijdrovende manuele financiële taken sterk verminderen of zelfs (bijna) volledig vermijden. We zetten drie van die repetitieve, maar essentiële taken voor u op een rijtje:

1.      Controle van betalingen

Een van de taken waaraan we meteen denken, is de controle van de facturen in uw boekhoudsoftware of ERP. Anders gezegd: nagaan of uw klanten (op tijd) betaald hebben. En zo niet, betalingsherinneringen uitsturen.

Als u dat handmatig doet, moet u regelmatig uw bankafschriften of bankapp controleren om te zien welke bedragen gestort zijn op uw rekening. Als uw bedrijf maar enkele facturen per maand verstuurt, is dat uiteraard niet zo erg. Voor bedrijven die maandelijks behoorlijk wat facturen uitschrijven, kan de automatisering van dat proces echter bijzonder relevant en lonend zijn. Haal rechtstreeks alle transacties op die binnenkomen op uw bankrekeningen, markeer facturen automatisch als betaald of achterstallig en stuur automatische betalingsherinneringen.

Hierbij speelt niet zozeer de grootte van uw bedrijf een rol, maar het aantal facturen waarvan u de betaling moet controleren. Dus ook als zelfstandige of kleine non-profit- of overheidsorganisatie kan het automatiseren van de controle een slimme en nuttige investering zijn. Vooral als u een groot volume aan facturen moet verwerken, maar het nodige personeel niet hebt om dat voor u te doen of u daarbij te helpen.

Uiteraard kan geen enkel systeem een slaagpercentage van 100% garanderen. Omdat mensen nu eenmaal fouten maken in het betalingsproces, zeker als dat manueel gebeurt, zal er altijd wel enige handmatige correctie nodig zijn. Maar als u 90 tot 95% van uw facturen automatisch kunt controleren, dan spaart u heel wat geld en tijd uit.

Isabel Group-oplossingen om de betaling van uw facturen te controleren: CODA, Ponto en Isabel Connect

2.      Cashflowbeheer

Cash is King. Zeker in onzekere tijden. Stel geautomatiseerde waarschuwingen in om uw cashflow beter te beheren en te voorspellen. In plaats van voortdurend uw rekeningen in de gaten te houden, kunt u op basis van realtime gegevens waarschuwingen instellen zodra een vooraf vastgestelde drempelwaarde is bereikt of zodra een bepaald bedrag binnenkomt of buitengaat. Op die manier weet u wie u wanneer kunt betalen en kunt u de juiste beslissingen nemen met het oog op de rentabiliteit en het liquiditeitsrisico. Wacht niet tot uw accountant u op de hoogte brengt. Neem zelf de nodige maatregelen om uw cashflowbeheer te optimaliseren.

3.      Notificaties op maat

Geautomatiseerde notificaties kunnen ook worden gebruikt om uw algemene budget onder controle te houden. U kunt immers een uitstekende cashflow hebben, maar toch over uw budget gaan voor specifieke posten. Om te voorkomen dat de kosten te hoog oplopen, kunt u waarschuwingen instellen zodra dat gebeurt of dreigt te gebeuren. Het is immers essentieel dat de betrokken personen zich daarvan bewust zijn.

Deze notificaties kunnen dan fungeren als een beslissingsondersteunende tool. Het idee is dat u alles automatisch laat verlopen en enkel ingrijpt als er zich een probleem of een specifieke gebeurtenis voordoet. Op dezelfde manier zou u waarschuwingen kunnen gebruiken om fraude op te sporen.

Hier vindt u enkele templates voor cashflow- en budgetnotificaties

Isabel Group-oplossingen om te automatiseren

Ponto & Zapier: bouwstenen

Vaak is de juiste tool het enige wat u nodig hebt om uw bedrijf vooruit te helpen. Zo is Ponto een financieel automatiseringsplatform dat gekoppeld is aan de meeste Europese banken, en direct beschikbaar is op onze API-marktplaats. Het vormt de brug tussen uw corebusiness-software, bijvoorbeeld uw ERP of boekhoudsoftware, en uw zakelijke bankrekeningen. Op die manier spaart u tijd en geld uit bij uw financiële administratie.

U kunt Ponto ook combineren met Zapier, een krachtig integratieplatform waarmee u uw bedrijfsrekeningen kunt koppelen aan meer dan 2000 webapps en -diensten. Met deze Ponto Zapier-integratie kunt u bankwaarschuwingen instellen of financiële workflows creëren zonder te coderen of ontwikkelaars in te schakelen.

Isabel 6 & Isabel Connect: out of the box

Als u gebruikmaakt van Isabel 6 multibanking, helpt Isabel Connect u om de controle van uw facturen te automatiseren, uw bankgegevens (zoals CODA*) te exporteren en betalingen te importeren uit uw boekhoud-, CRM- of ERP-software.
*Als u geen Isabel 6-klant bent, kunt u CODA’s rechtstreeks in uw software importeren via onze CodaBox-diensten.