Des flux de paiement automatiques et sécurisés dans un même processus intégré, un avantage que Jessa Ziekenhuis ne pouvait absolument pas refuser

Il y a un peu moins d’un an, en plein été (caniculaire) 2022, le service financier de Jessa Ziekenhuis a estimé qu’il était temps de faire un pas de plus vers la modernisation. Jusqu’alors, le traitement des informations bancaires et l’importation des fichiers de paiement se faisaient manuellement. La mise en place de l’approche entièrement automatisée de l’intégrateur Isabel Connect a boosté la transition numérique de l’hôpital. 

À cet égard, Jessa Ziekenhuis a fait appel à Inetum-Realdolmen, un partenaire Isabel expérimenté depuis plus de 15 ans. Il n’était pas question d’introduire des changements radicaux dans le système ERP (Hospital AX Dynamics, en l’occurrence) ou de nouvelles structures complexes pour les utilisateurs.

Petite intervention, (très) grande différence

Petra Vanoppen est à la tête du service comptabilité de l’hôpital. Elle nous parle d’hier et d’aujourd’hui, ainsi que de l’immense revirement positif initié par une intervention numérique relativement mineure.

Hier et aujourd’hui

« Auparavant, un membre de notre service devait se connecter chaque matin au portail Isabel 6, et de préférence avant l’aube. Vous connaissez la chanson : il fallait télécharger les fichiers CODA disponibles et les importer manuellement dans l’ERP. Cela ressemble à une opération de routine, et c’en est une. Mais elle demande du temps et de la concentration. Surtout si un autre collègue était de service et devait s’assurer du traitement correct de tous les fichiers de paiement. Bref, cette tâche ne réjouissait personne et prenait un temps considérable. »

Trésorerie optimale

Murielle Celijowski, responsable de la trésorerie, est du même avis. « Grâce à Isabel Connect, nous avons désormais la certitude de disposer à tout moment d’informations financières correctes et à jour. C’est une situation idéale pour la trésorerie. Nous pouvons désormais travailler de manière optimale et éviter les mauvaises surprises. »

La mise en place

« La mise en œuvre technique s’est particulièrement bien déroulée », explique Pascal Mylle, collaborateur applications TIC. « Pour nous, il était essentiel d’installer un système qui fonctionne comme sur des roulettes même après la transition vers une nouvelle application ERP. Tout recommencer par la suite aurait été de la folie. Bien sûr, ce type de changement exige quelques ajustements, mais aujourd’hui tout est sous contrôle. 

Le partenaire idéal

Pascal en profite pour féliciter Jo Demol, coordinateur chez Inetum-Realdolmen. « Il a parfaitement géré l’ensemble du projet et a été un véritable pilier. C’est sûr : ses connaissances et son expérience ont constitué une réelle valeur ajoutée. Nous avions pleinement confiance dans la réussite de ce projet. »

« Les fonctionnalités de l’intégrateur Isabel Connect ressemblent à une interface utilisateur web, les fichiers journaux sont prêts, l’outil envoie des e-mails dès que les fichiers de paiement sont importés et gère les paramètres de configuration nécessaires. »

Un regard toujours tourné vers l’avenir

Les responsables et utilisateurs d’Isabel 6 au sein de Jessa Ziekenhuis se penchent régulièrement sur l’avenir. Par exemple, Isabel 6 propose désormais aussi itsme ® comme option de connexion et de signature. Le lecteur de carte Isabel n’est donc plus nécessaire pour approuver les paiements (via un PC avec Isabel). Un avantage considérable. Par ailleurs, le fait qu’Isabel teste la possibilité d’utiliser un autre appareil non USB au lieu du lecteur de carte dans un avenir proche est une excellente surprise.

« Nous sommes déjà habitués au confort qu’offre ce mode de travail automatisé. Nous attendons avec grande impatience de découvrir les possibilités d’optimisation numérique pour nos processus quotidiens. Nous rêvons notamment de la mise en place de contrôles supplémentaires au niveau du traitement des listes de paiement. »

Isabel Group et Inetum-Realdolmen se concerteront bientôt pour discuter de la suite des opérations. Après tout, quel meilleur moment que le présent pour parler de l’avenir ?

Isabel 6 et Isabel Connect : un tandem sûr et performant

Isabel 6 (et aujourd’hui l’intégration d’Isabel Connect) a permis à Jessa Ziekenhuis de faire un bond en avant dans le traitement de ses opérations bancaires. La gestion financière se déroule sans la moindre erreur, tandis que les collaborateurs ont une vision claire des différents flux et gagnent un temps précieux.

« Dans un établissement de cette taille, il est indispensable de pouvoir compter sur une administration fiable », souligne Murielle Celijowski. « Une automatisation accrue permettra à notre équipe actuelle de garantir une approche de qualité également à l’avenir. » 

« Cette forme d’automatisation permet aussi d’éviter le risque d’erreurs de manipulation », ajoute Pascal en tant que spécialiste TIC. « La transformation numérique de l’ensemble du processus contribue fortement à la sécurité des flux de données. »

D’abord se faciliter la tâche, ensuite avancer

Jessa Ziekenhuis envisage avec enthousiasme des collaborations enrichissantes avec d’autres hôpitaux de la région. Sans une gestion opérationnelle efficace des nombreuses tâches financières, ce scénario ne serait pas envisageable. Mais il pourra devenir réalité grâce aux forces numériques de Jessa Ziekenhuis, Isabel Group et Inetum-Realdolmen. Ces trois piliers ont uni leurs forces pour faciliter la tâche des collaborateurs et leur garantir un avenir productif : cela semble utopique, mais c’est pourtant la douce réalité.

Envie d’en savoir plus concernant Isabel Connect ? Rendez-vous sur www.isabel.eu/connect