Openstaande facturen bij uw klant - Isabel Group

Tom Vanhoorne

  • Delen
  • facebook
  • twitter
  • linkedin

Openstaande facturen bij uw klant: het probleem en uw oplossing

Als accountant merkt u dagelijks hoe onbetaalde facturen de liquiditeit en cashflow van uw klanten onder druk zetten. Tegelijk vergt het adequaat opvolgen ervan veel moeite, communicatie, tijd en frustraties. Aangezien het aantal openstaande facturen toeneemt, weerklinkt de vraag om gestroomlijnde processen die de accountant en zijn klanten ontzorgen almaar luider. Die vraagt beantwoordt Isabel Group met Clearnox.

Sinds 2017 brengen Graydon en UNIZO het betaalgedrag van ondernemingen en overheden in kaart. Het meeste recent betaalrapport wijst erop dat het derde kwartaal van 2020 liefst 15,48% van de uitgeschreven facturen meer dan 90 dagen na vervaldatum of zelfs helemaal niet werden betaald. Die evolutie leidt tot precaire cashposities. De ondernemerswereld ziet de toekomst op dat vlak bovendien allerminst rooskleurig in. Het European Payment Report 2020 van Intrum stipuleerde dat 43% van de bedrijven een lichte tot significante toename van het aantal late of uitblijvende betalingen verwacht. Bedrijfsleiders zien de betalingskloof zelfs nog verder toenemen. Maar eigenlijk spreekt vooral uw eigen ervaring voor zich. Als accountant stelt ook u ongetwijfeld vast dat –  hoezeer u de liquiditeit van uw klanten ook screent, de teugels strak houdt en alle gulden regels volgt – het aantal openstaande facturen almaar toeneemt.

“Het doel is ervoor te zorgen de openstaande facturen betaald te krijgen.”

“Corona heeft het betalingsverkeer alleen maar verder vertraagd”, zegt Mathias Eleaume, de oprichter van Clearnox. Dat Franse bedrijf ontwikkelde een oplossing voor cash collection en behoort sinds het voorjaar van 2021 tot Isabel Group. “De gezondheidscrisis heeft de nood aan meer en betere treasury alleen maar verder op scherp gesteld.” Ondernemers zijn zich dan ook meer en meer bewust van het belang van een nauwgezette debiteurenopvolging. Waar grote ondernemingen fors investeren in geautomatiseerde processen, rekenen meer kleinschalige organisaties op de rechtstreekse ondersteuning door hun accountant.

“Kleine bedrijven komen handen tekort”, zegt Mathias Eleaume. “Vaak zijn ze ook niet goed uitgerust of hebben ze niet de juiste competenties of data om zelf aan cash collection te doen.” Dat een onderneming daarvoor richting accountant kijkt, betekent enerzijds een vorm van erkenning voor uw kantoor als businesspartner. Anderzijds brengt het onvermijdelijk een uitbreiding van de dienstverlening – en de bijhorende verantwoordelijkheid – met zich mee. Toch kunt u als accountant met een softwarematige ondersteuning mee het verschil maken voor uw klanten. “Dat is precies wat we met Clearnox nastreven”, legt Mathias Eleaume uit. “Het doel is ervoor te zorgen de openstaande facturen betaald te krijgen.”

 

“Kleine bedrijven komen handen tekort. Vaak zijn ze ook niet goed uitgerust of hebben ze niet de juiste competenties of data om zelf aan cash collection te doen.”

Mathias Eleaume Founder Clearnox
Profile picture of Mathias Eleaume CEO Clearnox

Goede communicatie bouwt betere relaties


Een eerste stap bestaat uit het delen van relevante betalingsinformatie richting de ondernemer. Op die manier geeft u als accountant uw klant inzicht in de status van zijn debiteuren en cashpositie. Daartoe biedt software als ClearFacts het geknipte antwoord. Traditioneel was de rol van de accountant na het delen van een gedetailleerde stand van zaken evenwel vaak uitgespeeld en was het aan de ondernemer om de kastanjes uit het vuur te halen. Maar zoals gezegd: veel ondernemers beschikken niet over de aangewezen mechanismen of data voor een efficiënt en klantgericht cashmanagement. Nog al te vaak loopt hun aanpak spaak op een inadequate opvolging, zoals het ongestructureerd uitsturen van herinneringsbrieven of het uitblijven van verdere stappen omwille van tijdsgebrek. Op die manier blijft het lijstje met onbetaalde facturen helaas aandikken.

Automatisering vormt in dat geval andermaal de ideale bondgenoot van de ondernemer. Ze faciliteert een gerichte klantensegmentering en geautomatiseerde flow van herinneringen, aanmaningen en ingebrekestellingen. Clearnox gebruikt de info uit ClearFacts als bron, waarna de ondernemer automatische invorderingsscenario’s configureert op basis van zijn klantenprofielen. De software voorziet de ondernemer daarbij voortdurend van updates over de nog openstaande saldi en zijn liquiditeitspositie. “Clearnox toont welke klanten goede betalers zijn en welke niet”, legt Mathias Eleaume uit, “en geeft een overzicht van de te ondernemen acties.”

Belangrijk is vooral dat Clearnox inspeelt op communicatie via geautomatiseerde workflows. Klanten krijgen dan bijvoorbeeld automatisch een bericht dat de vervaldag van een factuur nadert, gevolgd door een tweede bericht op de vervaldag zelf. “Je kunt je communicatie zo heel gericht aanpassen aan het profiel van de klant”, zegt Mathias Eleaume. Tegelijk is de info uit Clearnox ook bruikbaar binnen andere processen. Een verkoper die een afspraak heeft bij een klant, ziet zo meteen of het nodig is een onbetaalde factuur ter sprake te brengen. “Bij cash collection draait heel veel om communicatie. Via goede communicatie bouw je betere relaties, wat de betaling van je facturen versnelt.”

 

Aanbieden als extra dienst voor uw klant


Als accountant kunt u cash collection – ondersteund door Clearnox – naar voren schuiven als een extra dienst. Acht op tien accountants zien hun taak meer en meer evolueren richting een ondersteunende consultancyrol, blijkt uit onderzoek van Sage, terwijl 43% gelooft dat technologie nu al bijdraagt tot hun productiviteit. 51% verwacht dat technologie de volgende vijf tot tien jaar de grootste impact teweegbrengt. Een gebruiksvriendelijk, online en functioneel platform dat een efficiënt invorderingsproces faciliteert, past zonder meer binnen dat verhaal. “Door een dienst als Clearnox aan te bieden, versterkt de accountant de relatie met zijn klanten alleen maar”, besluit Mathias Eleaume. “Op die manier biedt de tool niet alleen voordeel voor de klanten, maar draagt hij ook bij aan de differentiatie van het boekhoudkantoor.”

 

Benieuwd naar hoe Clearnox zowel u als uw klanten van dienst kan zijn? 

  • Delen
  • facebook
  • twitter
  • linkedin

Gerelateerde berichten

Blogs

3 financiële flows die kleinere bedrijven vlot kunnen automatiseren

Financiële automatisering is niet langer het voorrecht van grote ondernemingen. Integendeel! De oplossing is nog nooit zo toegankelijk geweest voor ...

Blogs

Aanwerven in tijden van corona: “Strijd om talent in FinTech woedt verder.”

Onder invloed van de coronacrisis zijn velen noodgedwongen anders gaan werken. Ook hr-verantwoordelijken zagen zich genoodzaakt om hun manier van ...

Blogs

Fintech Trend #1: uw boekhouding gaat digitaal

Werkt u samen met een externe boekhouder? Brengt u maandelijks een schoendoos vol papier naar uw accountant? Krijgt u een ...